Ihr Leitfaden für die standortübergreifende Druckverwaltung

Angesichts der zahlreichen zu berücksichtigenden Faktoren – von der verwendeten Art der Hardware und Software bis hin zu deren Anwendern – ist die Verfolgung einer detaillierten und effizienten Strategie von grosser Bedeutung.

Damit Sie von den idealen Leistungen profitieren, möchten wir ein paar wichtige Überlegungen mit Ihnen teilen, die Sie sich bei der standortübergreifenden Implementierung von Managed Print Services (MPS) machen sollten.

1. Definieren Sie gleich zu Beginn die wichtigsten Anforderungen 
Natürlich können Sie nicht auf alles eine Antwort haben, aber für eine optimale Vorbereitung ist es von Vorteil, so viele Anforderungen wie möglich zu definieren, damit Ihr Anbieter in der Lage ist, Ihnen eine umfassende Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse vorzuschlagen. So sollten Sie sich überlegen, auf welche Software Ihre Lösung abgestimmt sein soll und welches ihre wichtigsten Geschäftsabläufe sind. Durch die konkrete Auflistung Ihrer Anforderungen an den Dienstleistungsvertrag, die Etappen der Umsetzung und die Berichterstattung gleich zu Beginn stellen Sie sicher, dass Ihnen Ihre Drucklösung auch langfristig keine Probleme macht.

2. Finden Sie die passende Lösung
Während Sie einen beständigen Service über mehrere Standorte hinweg sicherstellen können, ist es unwahrscheinlich, dass die verschiedenen Büroräumlichkeiten dieselben Dimensionen aufweisen. Ein unpassender Drucker kann einen unerwartet grossen Einfluss auf die Produktivität haben; deshalb lohnt es sich herauszufinden, wo Ihre Drucker genau hinkommen sollen. So können Sie auf die individuellen Bedürfnisse jedes Büros eingehen und gleichzeitig zentral den Überblick behalten und Kostenersparnisse erzielen. Bei Brother beraten wir Sie und erarbeiten für Sie Lösungen für mehrere Standorte und diverse Geräte, um sicherzustellen, dass die Drucker so effizient wie möglich platziert werden. 

3. Führen Sie eine Analyse durch
Ein Managed Print Service sollte an so vielen Stellen wie möglich Effizienzgewinne ermöglichen – insbesondere bezüglich Zeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Ein guter Anbieter stellt in der Bewertungsphase sicher, dass die Druckanforderungen nicht zu sehr spezifiziert und keine zusätzlichen Kosten generiert werden. Ein Multifunktionsgerät mit vielen Fertigstellungsoptionen könnte Anwender mit grundlegenden Anforderungen und Kenntnissen verwirren und stören. Durch Analyse und Anwendertests können Sie kostensparende Ideen einführen und stellen gleichzeitig sicher, dass die Bedürfnisse jeder Abteilung berücksichtigt werden. Dank den massgeschneiderten Druckmanagement-Lösungen von Brother können Sie die gewünschte Performance erreichen, ohne für unnötige Funktionen zu zahlen oder Zeit in nicht erforderliche Ausbildung zu investieren.

4. Profitieren Sie von den Daten der Druckmanagement-Software
Erhalten Sie dank Druckmanagement-Software einen Gesamtüberblick über die Nutzung an all Ihren Standorten. Auf diese Weise können Sie Betriebszeiten und Kosten verfolgen und sicherstellen, dass alles rund läuft. Ein enormer Vorteil des Druckmanagements ist, dass es sich bezahlt macht; je mehr Sie aus dem Reporting lernen, desto mehr können Sie Ihren Service optimieren, um sowohl die Performance als auch die Kosteneffizienz zu steigern. Weiter ermöglicht Ihnen die Druckmanagement-Software eine bessere Kontrolle über Ihre Geräteflotte. Mit Funktionalitäten zur Druckerverwaltung können Sie Berechtigungen wie zum Beispiel farbiges Drucken während wichtiger Perioden im Jahr von Ihrem zentralen Standort aus festlegen und anpassen. 

5. Sorgen Sie für Sicherheit an jedem Standort
Bei der Behandlung und Weiterleitung vertraulicher persönlicher Dokumente können komplizierte Sicherheits- und Datenschutzfragen entstehen. Wenn Sie sich für einen Managed Print Service entscheiden, der Ihnen die Möglichkeit bietet, Dokumente direkt digital in sichere Netzwerkordner abzulegen, sorgen Sie dafür, dass Vertraulichkeit auf der ganzen Linie sichergestellt ist. Weiter setzen Sie so den mit der Bereitstellung und dem Versand sensibler Dokumente zwischen verschiedenen Standorten verbundenen Kosten und Risiken ein Ende. Brother kann für eine weitere Vereinfachung sogar individuelle Workflow-Funktionen erstellen, welche direkt über den Geräte-Touchscreen angesteuert werden können. 

Weitere Vorteile bieten Ihnen Drucklösungen wie Secure Function Lock, mit der Sie bestimmte Funktionen auf spezifische Geräte beschränken und externen Bedrohungen der Cybersicherheit entgegenwirken können. Kombiniert werden kann Secure Function Lock mit der Funktion Pull Printing, durch welche der Zugriff auf die Druckdaten nur über einen persönlichen PIN-Code oder eine Berechtigungskarte erfolgen kann. Damit kann  Verschwendung reduziert, aber auch der Verbrauch überwacht werden, sodass jede gedruckte Seite dem jeweiligen Standort zugeordnet werden kann.  

Treffen Sie die Vorbereitungen zusammen mit dem richtigen Partner
Ein Managed Print Service ist für Ihre gesamte Organisation von Nutzen, doch die erfolgreiche Einführung dessen bedarf der richtigen Vorbereitung. Hierfür braucht es den richtigen Partner. Sie brauchen jemanden, der darauf fokussiert ist, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen und eine darauf zugeschnittene Lösung zu entwickeln. Weiter muss dieser Partner Sie dabei unterstützen, Ihren Service anzupassen und zu optimieren. Bei Brother steht zu Beginn ein strukturiertes Gespräch mit einem unserer Spezialisten für Managed Print Services, damit einem erfolgreichen Start Ihrer Lösung nichts im Wege steht.

Brother bietet Technologielösungen für Unternehmen jeder Grösse und aus vielen verschiedenen Bereichen. Unser dreistufiges Verfahren aus Analyse, Übergang und Optimierung bei der Einrichtung des Managed Print Service sorgt für eine höhere Effizienz und Produktivität in Unternehmen mit mehreren Standorten. Dazu kommt, als zentrales Element unseres gesamten Angebots, ein unübertroffenes Engagement für persönlichen Service und Support.

Erfahren Sie noch heute mehr über die Managed Print Services von Brother.