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Fünf wichtige, nicht offensichtliche Vorteile von Managed Print Services

Für viele Unternehmen können die Installation, die Instandhaltung und die Aktualisierung von Druckern eine komplexe Aufgabe sein, die nur wenige dank ihrem Fachwissen übernehmen können. Somit ist es verständlich, dass intelligente Unternehmen sich für Managed Print Services (MPS) entscheiden, um ihre Druckerverwaltung zu vereinfachen und ihre Kosten im Griff zu haben.

MPS ist viel mehr als eine einfache Drucker-Mietlösung mit automatischer monatlicher Bestellung von Tinte und Toner. Und wenn Sie glauben, dass MPS nur was für grosse Unternehmen ist, dann belehren wir Sie gerne eines Besseren. Denn auch kleinen Firmen bringen Managed Print Services viele Vorteile.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf fünf Dinge, von denen Sie vielleicht nicht wussten, dass Sie sie mit MPS bekommen.

Was ist ein Managed Print Service?
Managed Print Services (MPS) sind Programme, die von Druckeranbietern angeboten werden, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Drucker, Scanner, Faxgeräte und Kopierer zu helfen.

Es ist allgemein bekannt, dass perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Managed Print Services die Effizienz, die Produktivität und die Informationssicherheit beim Drucken erheblich verbessern können. 
Aber die Vorteile für Ihr Unternehmen und die Benutzer sind noch viel grösser als Sie es sich vorstellen können.

Nachfolgend fünf wenig bekannte Vorteile von MPS

1. Viel weniger Ärger
Nur ganz wenige Unternehmen haben unter ihren Mitarbeitern einen Druckexperten, der sich ausschliesslich um alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Geräten kümmert. Das bedeutet, dass jede Minute, die für Druckangelegenheiten verwendet wird, Zeit ist, die Mitarbeiter für ihre Kernaufgaben einsetzen könnten. Glücklicherweise nimmt MPS den Unternehmen die Mühe für die Verwaltung ihrer Druckerflotte ab. 

Die Fernüberwachung in Kombination mit automatisierten Wartungs-, Störungs- und Tonerwarnmeldungen stellt sicher, dass Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können und Tinte, Techniker und Ersatzteile automatisch bestellt werden. Mit MPS übertragen Sie die gesamte Verwaltung Ihrer Drucker an Ihren Druckpartner, profitieren von einem speziellen MPS-Service Desk für Fragen und druckerbezogene Probleme und reduzieren so den administrativen Aufwand und geben Ihrem IT-Team Zeit für seine Kernaufgaben.

Und schlimmstenfalls sorgen ein telefonischer Bereitschaftsdienst und im Voraus vereinbarte Reparaturvereinbarungen für minimale Ausfallzeiten des Druckers.

2. Betriebskosten statt Vorabinvestitionen
Die Technologie schreitet schneller voran als je zuvor und es dauert nicht lange, bis ein Unternehmen den Anschluss verliert. Und wenn es viel in eigene Geräte investiert, kann es unerschwinglich teuer werden, mit den technologischen Veränderungen Schritt zu halten.

Mit MPS können Sie Ihren Druckbetrieb von Investitionsausgaben in Betriebsausgaben umwandeln und so erhebliche Kapitalinvestitionen und variable laufende Betriebskosten durch vorhersehbare monatliche Gebühren ersetzen.

Ausserdem empfiehlt Ihnen Ihr MPS-Anbieter als Teil des Pakets nicht nur die beste Hardware für Ihr Unternehmen, sondern erinnert Sie auch daran, wann es Zeit für ein Upgrade ist - damit Sie immer über die neueste Technologie verfügen.

3.  Mehr Sicherheit
Ein wichtiger Teil der MPS-Bewertung besteht darin, potenzielle Sicherheitsrisiken in Bezug auf Druckerzeugnisse und das Internet-Protokoll (IP) zu identifizieren und einen massgeschneiderten Sicherheitsplan zu entwerfen, um Ihr Unternehmen vor Cyber-Angriffen und Datenschutzverletzungen zu schützen.

Von der Einschränkung von Funktionalitäten bis hin zur Implementierung neuer Druckprotokolle – eine intelligentere Drucksicherheit kann Schwachstellen eliminieren. Bestehen Sie darauf, dass die Geräte in Ihrem Netzwerk über integrierte Sicherheitsfunktionen wie Magnetkartenschutz, PIN-geschütztes Drucken und Verschlüsselung auf Unternehmensebene verfügen, um sensible Informationen während der Übertragung zu schützen.

4. Geringere Umweltbelastung
Sie möchten Ihre Auswirkungen auf die Umwelt vermindern? MPS hilft Ihnen dabei, zu überwachen, wie viel Papier, Energie und Verbrauchsmaterial Sie brauchen. Die Abholung und das Recycling ihres gebrauchten Verbrauchsmaterials kann ebenfalls ins Programm integriert werden.

Aber MPS reduzieren nicht nur den Abfall, sondern vereinfachen die Kontrolle über Ihre Druckernutzung und helfen Ihnen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie ihre Druckprozesse optimieren und Best Practice-Benutzerrichtlinien umsetzen können. 

5. Transparenz und Kontrolle
Management-Guru Peter Drucker sagte einst: «Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken» - und das gilt auch für Drucker.

MPS gibt Ihnen nicht nur eine Druckinfrastruktur, welche die für Ihr Unternehmen notwendige Verfügbarkeit und Kapazität bietet, sondern erlaubt es Ihnen auch, Ihre Druckernutzung im Detail zu überwachen.  

Wir empfehlen Ihnen, einen Anbieter zu suchen, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Druckerflotte über eine Cloud-Plattform ständig zu überwachen. Von der Erfassung von Daten zur Nutzung auf Mitarbeiter- und Abteilungsebene bis hin zu automatisierten Warnmeldungen für Toner und Verbrauchsmaterial: Managed Print Services bieten Ihnen eine beispiellose Transparenz. Dank regelmässiger Berichte Ihres Anbieters erkennen Sie Optimierungsmöglichkeiten für Ihre Druckinfrastruktur und haben Ihre Druckkosten im Griff.

Dieser Artikel bietet nur einen kurzen Überblick über die Managed Print Services. Um herauszufinden, wie Brother MPS die volle Verantwortung für Ihre Druckinfrastruktur übernehmen und Ihnen dabei helfen können, sich auf Ihr Unternehmen anstatt auf Ihre Drucker zu konzentrieren, lesen Sie die MPS-Seiten von Brother.

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