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Rationaliser les achats informatiques dans le contexte du télétravail

Ces deux dernières années ont vu le monde du travail changer radicalement. La transition numérique s’est accélérée et de nouveaux processus de travail ont été adaptés à la hâte. Et nous devons tous trouver notre place dans un nouveau contexte professionnel.

Afin de mieux comprendre ces changements, nous avons interrogé des professionnels de PME de toute l'Europe sur leur expérience du télétravail avant et pendant la pandémie. Lisez nos articles de blog sur la nouvelle normalité et la sécurité informatique pour savoir ce que notre enquête a encore révélé.

Notre enquête montre qu'avant la pandémie, 58 % des répondants travaillaient au bureau à temps plein et 36,5 % travaillaient exclusivement à domicile ou alternaient bureau et télétravail. La pandémie a totalement changé la donne, avec seulement 21 % de personnes travaillant au bureau et un doublement du télétravail total ou partiel, à 73 %.

Ce nouveau monde du travail hybride est un véritable casse-tête pour les responsables des achats: qui est responsable de choisir, d'acheter, de gérer et d’entretenir les équipements dont les employés ont besoin pour travailler de façon efficace et productive? Nos Managed Print Services pourraient vous aider dans cette démarche.

Qui est chargé des achats informatiques?
L'accord-cadre de l'UE sur le télétravail n'est pas d'une grande aide. Il stipule que les employeurs sont tenus de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements, à moins que les employés n'utilisent leurs propres équipements. 

En Europe, notre enquête a révélé que plus de 80 % des employés considèrent que leur employeur devrait leur fournir une imprimante ou un scanner pour télétravailler. Mais moins de 25 % des personnes interrogées en avaient bénéficié.

En effet, les trois quarts des employés qui télétravaillent nous ont dit utiliser une imprimante qu'ils avaient achetée avant ou pendant la pandémie, et près de 60 % utilisent leur propre scanner. 

Les entreprises doivent donc faire confiance à un assortiment hétéroclite d'équipements achetés, souvent à la hâte dans le souci de ne pas interrompre l’activité, sans suivre les préconisations de la politique d'achats. 

Gérer vos achats d'équipements
Si les employés achètent eux-mêmes les équipements et se les font rembourser en notes de frais, il y a toujours le risque que certains ne dépensent que le strict minimum nécessaire pour exécuter le travail. Mais il y a aussi certains employés, en télétravail comme au bureau, qui utilisent des équipements achetés via les canaux d'achats informatiques habituels.

Ainsi, certains appareils seront mieux adaptés à la tâche que d'autres, ce qui risque d’entraîner une disparité de performances, tant pour les équipements que pour les employés. 

Quand les télétravailleurs s’équipent eux-mêmes sans suivre la politique d'achats, il faut aussi déterminer qui supporte les coûts et qui assure le suivi des volumes d'impression et des commandes de fournitures. L'achat décentralisé d’appareils et de consommables passés en notes de frais de télétravail alourdit la charge administrative des entreprises, tout comme les coûts/risques liés aux pannes ou à la maintenance des équipements.

Alors comment les entreprises optimisent-elles ce processus d'achat?
Gérer vos achats d'équipements
Si les employés achètent eux-mêmes les équipements et se les font rembourser en notes de frais, il y a toujours le risque que certains ne dépensent que le strict minimum nécessaire pour exécuter le travail. Mais il y a aussi certains employés, en télétravail comme au bureau, qui utilisent des équipements achetés via les canaux d'achats informatiques habituels.

Ainsi, certains appareils seront mieux adaptés à la tâche que d'autres, ce qui risque d’entraîner une disparité de performances, tant pour les équipements que pour les employés. 

Quand les télétravailleurs s’équipent eux-mêmes sans suivre la politique d'achats, il faut aussi déterminer qui supporte les coûts et qui assure le suivi des volumes d'impression et des commandes de fournitures. L'achat décentralisé d’appareils et de consommables passés en notes de frais de télétravail alourdit la charge administrative des entreprises, tout comme les coûts/risques liés aux pannes ou à la maintenance des équipements.

Alors comment les entreprises optimisent-elles ce processus d'achat?

Prendre le contrôle de vos achats informatiques
Plus que jamais, les entreprises doivent choisir avec soin les équipements utilisés par leurs employés et réfléchir aux décisions de politique d'achats pour équiper tous les employés, où qu’ils travaillent. Cela devient particulièrement difficile à gérer lorsque les employés utilisent des appareils personnels divers et variés. 

Afin d'éviter les écueils liés à l’utilisation des équipements personnels, nous préconisons une politique d'achats stratégique pour installer, surveiller et gérer tous les appareils à distance. Mais si l'idée de décentraliser vos processus de gestion des documents vous semble complexe ou vous rebute, ne vous inquiétez pas: il existe une solution.

La gestion déléguée des impressions facilite les achats informatiques
Un programme de gestion déléguée des impressions (MPS) facilite et rentabilise les achats pour les équipements dispersés sur plusieurs sites.

Fini de gérer les budgets et les ressources dans plusieurs lieux pour un assortiment d'équipements hétéroclite: les MPS sont gages de cohérence et de transparence car elles surveillent chaque imprimante de votre parc, où qu’elle se trouve, et optimisent votre infrastructure d'impression pour offrir la meilleure valeur ajoutée.

De plus, les MPS réduisent les dépenses liées au télétravail en répondant aux alertes de consommables automatisées et en envoyant les cartouches d'encre en fonction des besoins, au bureau ou directement au domicile des employés.

Pour savoir comment la gestion déléguée des impressions de Brother peut vous aider à mieux gérer l’achat, la fourniture, l’administration, la maintenance et le coût de vos équipements, et aider votre entreprise à s’épanouir dans un environnement de travail hybride, découvrez nos solutions MPS.

Intéressé par d'autres enseignements de notre enquête ? Téléchargez notre infographie "Les cinq piliers de la nouvelle normalité au travail".

Sources
Enquête de Brother sur la nouvelle normalité -  Novembre 2021: échantillon de 936 professionnels de PME en Europe
Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail: «Regulating telework in a post-COVID-19 Europe» - 2021
Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail - «Teleworking during the COVID-19 pandemic: risks and prevention strategies» février 2021
Garrigues: «EUROPEAN EMPLOYMENT LAW UPDATE - FLEXIBILITY AND TELEWORKING - 2021 edition»

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