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4 moyens faciles de protéger vos données imprimées

Beaucoup d’entreprises comprennent l’importance de la sécurité des données et ont mis en place une stratégie informatique solide pour protéger leurs informations sensibles. Mais les documents imprimés sont souvent oubliés.

Les serveurs fournissent un espace de stockage à accès contrôlé. Les ordinateurs et tablettes sont chiffrés avec des mots de passe. Les fichiers individuels et les bases de données peuvent aussi avoir une couche de sécurité supplémentaire. Mais que deviennent les informations sensibles qui sont imprimées?

Une fois que les documents confidentiels ont été ouverts, ils sont envoyés vers une imprimante qui est généralement moins sécurisée que le reste de votre réseau informatique. C’est là qu'ils risquent d’être interceptés. Heureusement, il existe quelques solutions simples pour empêcher les informations de tomber entre de mauvaises mains. 

Découvrez notre guide en 4 points pour améliorer facilement la sécurité de vos documents imprimés: 

1. Gardez trace de vos impressions
La première étape pour sécuriser vos impressions est d’identifier les risques potentiels pour vos données. Pour ce faire, vous devez savoir qui imprime quoi et quand. Un outil de gestion des impressions peut vous y aider. 

Il s’agit d’un simple tableau de bord qui vous apporte plus de maîtrise en vous permettant d’analyser l’utilisation et les coûts. Il vous permet de créer des rapports. Il vous offre également une piste d’audit, essentielle en cas d’atteinte à la sécurité, car elle vous permet d’identifier rapidement les données qui ont été imprimées ou traitées.

2. Limitez les utilisateurs autorisés
Combien d’entre nous ont commis l’erreur d’envoyer un document à l’impression, de passer à une autre tâche et d’oublier d’aller chercher le document dans l’imprimante? Rien de plus courant. 

On estime qu’un employé moyen oublie jusqu’à 600 feuilles de papier dans l’imprimante chaque année . Si ce document contient des informations confidentielles, les données peuvent être récupérées par une personne qui ne devrait normalement pas y avoir accès.  

Demandez aux employés d’utiliser un code PIN ou une carte NFC (Near Field Communication) pour déverrouiller l’imprimante. Ceci limite le risque d'interception d’informations sensibles, tout en réduisant le gaspillage lié à l’impression.  Cette méthode s’avère particulièrement utile dans les services RH, juridiques, financiers, qui traitent beaucoup de documents confidentiels. 

3. Verrouillez les ressources
Pour les services qui traitent régulièrement des informations sensibles, mettez en place un niveau de sécurité des impressions encore plus élevé. 
Sur certaines imprimantes, vous pouvez verrouiller toutes les fonctions d’impression jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé se connecte. Vous pouvez aussi fixer une limite de temps pour venir récupérer le document, après quoi l’imprimante efface les données. 

Cette durée est librement personnalisable, de quelques heures à quelques jours. Sur certains appareils, vous pouvez aussi utiliser Active Directory ou un serveur à authentification LDAP pour déterminer qui peut ou non accéder à vos imprimantes. 

4. Sécurisez vos numérisations
Vos mesures de sécurité ne doivent pas se limiter aux documents imprimés. Vous pouvez aussi protéger tous vos documents numérisés sous forme de fichier PDF avec mot de passe ou en utilisant le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol). La fonction de numérisation vers SFTP est la garantie que toutes vos numérisations sont 100 % protégées.

Elle vous permet d’envoyer les données numérisées vers votre propre adresse e-mail ou celle d’un client, comme d’habitude, mais avec une couche supplémentaire de chiffrement. Ainsi, même si vos documents numérisés sont interceptés, les informations sont en sécurité.

Venez échanger avec nous, nous vous aiderons à gérer vos imprimantes et les solutions avancées de sécurité des impressions disponibles pour votre entreprise.

1 Livre blanc Brother UK – The Hidden Cost of Printing

 

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