Votre guide pour gérer les impressions sur plusieurs sites
La gestion des impressions sur plusieurs sites peut être un cauchemar même pour les entreprises les mieux organisées.
Il y a tant de paramètres à prendre en compte, du type de matériel et de logiciel aux personnes qui les utilisent, qu’il est crucial de suivre une stratégie précise et efficace.
Voici quelques règles d’or pour implémenter efficacement la gestion déléguée des impressions (MPS) sur plusieurs sites.
1. Définir les principales exigences en amont
Il est normal que vous n’ayez pas toutes les réponses, mais l’idéal est de lister le plus possible de vos exigences pour que votre prestataire puisse vous proposer une solution complète répondant à vos besoins spécifiques. Pensez par exemple aux logiciels avec lesquels votre service doit interagir et à vos principaux processus professionnels. Établir en amont une liste concrète des exigences de votre SLA, des étapes d’implémentation et des exigences de reporting vous permet d’éviter de nombreux problèmes d’impression par la suite.
2. Trouver le bon emplacement
Vous pouvez assurer l’uniformité du service d’un site à l’autre, mais il est peu probable que chaque bureau ait les mêmes dimensions physiques. Vous seriez étonné de voir à quel point une imprimante mal adaptée peut perturber la productivité. Aussi est-il vraiment utile de déterminer précisément l’espace que vos imprimantes occuperont. Ainsi, vous pourrez répondre aux besoins spécifiques de chaque bureau tout en gardant un contrôle central et en réalisant des économies d’échelle. Chez Brother, nous vous conseillons et nous procédons à des évaluations pour des sites et appareils multiples afin de nous assurer que les imprimantes sont placées aux endroits les plus efficaces.
3. Faire votre analyse
Une gestion déléguée des impressions doit créer le plus de gains d’efficacité possible, surtout en ce qui concerne le temps de travail de votre personnel et sa productivité. Un bon fournisseur s’assurera lors de la phase d’évaluation que vous ne spécifiez pas trop d’exigences d’impression, ce qui reviendrait inutilement cher. Un appareil multifonction avec de nombreuses options de finition peut perturber les utilisateurs qui n’ont que des besoins d’impression très simples et une formation limitée. Analyser et tester les usages vous permet de mettre en œuvre des idées qui réduisent les coûts tout en vous assurant que les besoins de chaque partie de l’entreprise sont couverts. Avec l’approche personnalisée de la gestion des impressions de Brother, vous bénéficiez des performances dont vous avez besoin sans payer pour des fonctions superflues ni perdre du temps dans des formations inutiles.
Profitez de votre logiciel de gestion des impressions pour dresser un panorama complet des utilisations sur tous vos sites. Ainsi, vous gardez l’œil sur les interruptions et les coûts, pour être sûr que tout se passe bien. L’un des grands avantages de la gestion des impressions est qu’elle se rentabilise d’elle-même: plus les rapports vous en apprennent, plus vous pouvez ajuster votre service pour améliorer les performances et réaliser plus d’économies. Les logiciels de gestion des impressions vous permettent aussi de mieux maîtriser votre parc. Vous pouvez définir et ajuster les autorisations, comme l’impression couleur à certains moments de l’année, le tout depuis votre emplacement central.
5. Assurer la sécurité de chaque site
La manipulation et le transfert de documents personnels confidentiels peuvent susciter des problèmes complexes de sécurité et de confidentialité. Si vous optez pour une gestion déléguée des impressions qui permet de numériser les documents directement vers des dossiers réseau sécurisés, vous pouvez être certain que la confidentialité est systématiquement respectée. Cela supprime aussi le coût et le risque liés à l’envoi des documents sensibles par la poste ou par e-mail. Pour accélérer la procédure, Brother peut même créer des boutons personnalisés, accessibles directement depuis l’écran tactile de l’appareil.
Profitez aussi des solutions d’impression telles que le verrouillage des fonctions sécurisé, qui vous permet de limiter certaines fonctions à certains appareils et de contrer les cybermenaces extérieures. Vous pouvez y ajouter l’impression à la demande (pull print), qui ne délivre les documents que sur présentation d’une carte d’identification ou sur saisie d’un code PIN personnel. En plus de réduire le gaspillage, ceci vous permet de suivre la consommation et de tracer chaque page imprimée dans chaque site.
Puis se préparer avec le bon partenaire
La gestion déléguée des impressions est bénéfique pour toute l’entreprise, mais il faut bien la préparer pour réussir son déploiement. Pour cela, il faut le bon partenaire. Quelqu’un qui se donnera du mal pour comprendre les besoins exacts de votre entreprise et pour tailler une solution unique. Quelqu’un qui soit aussi disponible pour vous aider à adapter et à optimiser votre service. Chez Brother, nous commençons par une consultation structurée avec l’un de nos spécialistes de la gestion déléguée des impressions pour nous assurer que votre solution repose sur de bonnes bases.
Brother fournit des solutions technologiques pour les entreprises de toutes tailles et dans différents secteurs. Notre approche de la gestion déléguée des impressions en trois phases, évaluation, transition et optimisation, améliore l’efficacité et la productivité des entreprises multi-sites. Le tout avec un engagement exceptionnel au niveau du service personnel et de l’assistance.
Renseignez-vous dès aujourd’hui sur la gestion déléguée des impressions Brother.
