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Cinq avantages de la gestion déléguée des impressions dont vous ne vous doutiez pas

Pour beaucoup d’entreprises, l’installation, la maintenance et la mise à jour des imprimantes peut être une tâche complexe que peu de gens sont suffisamment qualifiés pour gérer. C’est pourquoi les entreprises intelligentes se tournent vers la gestion déléguée des impressions (MPS) pour simplifier la gestion des imprimantes et maîtriser les coûts.

Les MPS sont bien plus qu’une simple solution de location d’imprimante avec commande mensuelle automatique d’encre et de toner. Et si vous pensez que les MPS ne sont adaptées qu’aux grandes entreprises, détrompez-vous: désormais, les petites entreprises aussi peuvent recueillir les bénéfices des MPS.

Nous vous présentons cinq avantages des MPS que vous ne soupçonniez peut-être pas.

Qu’est-ce que la «gestion déléguée des impressions»?
Les MPS, ou gestion déléguée des impressions, sont des programmes proposés par les fournisseurs d’imprimantes pour vous aider à gérer vos appareils d’impression, y compris les scanners, les fax et les copieurs.

Il est bien connu qu’en adaptant votre gestion déléguée des impressions aux besoins de votre entreprise, les MPS peuvent considérablement améliorer l’efficacité, la productivité et la sécurité des informations de votre entreprise. 

Mais leurs avantages pour votre entreprise et vos utilisateurs vont bien plus loin que vous ne l’auriez peut-être imaginé.

Voici cinq avantages des MPS que vous ne connaissiez peut-être pas

1. Beaucoup moins de tracasseries
Très peu d’entreprises ont un expert de l’impression à disposition pour gérer tous les aspects de leurs appareils. Cela signifie que chaque minute passée à s’occuper des problèmes d’impression pourrait être utilisée plus judicieusement pour les affaires de l’entreprise. Heureusement, les MPS vous soulagent du souci de gérer votre parc d’imprimantes. 

La surveillance distante, combinée à l’entretien automatisé et aux alertes de pannes et de toner, vous permet de vous concentrer sur vos opérations quotidiennes. L’encre, les techniciens et les pièces sont commandés et envoyés sans que votre intervention soit requise. La gestion complète de vos imprimantes, y compris la mise à disposition d’une assistance dédiée aux MPS pour gérer vos questions et vos problèmes d’impression, réduit les tâches administratives et libère du temps à vos informaticiens.

Et si le pire se produit, l’assistance téléphonique à la demande et les accords de niveau de service de réparation préconvenus vous garantissent que vos imprimantes ne restent pas longtemps à l’arrêt.

2. Adieu les CapEx, bonjour les OpEx
La technologie progresse plus vite que jamais et une entreprise a vite fait de se laisser distancer. Ainsi, si vous investissez dans vos équipements, il peut s’avérer très coûteux de suivre l’évolution rapide de la technologie.

Les MPS sont un excellent moyen de faire passer vos impressions des dépenses d’investissement (CapEx) aux dépenses d’exploitation (OpEx). De la sorte, les gros investissements en capital et les frais de fonctionnement variables sont remplacés par un abonnement mensuel prévisible.

De plus, dans le cadre du forfait, votre fournisseur de MPS ne se contentera pas de vous recommander le meilleur matériel pour votre entreprise aujourd’hui, mais il vous indiquera aussi quand il est temps d’en changer pour bénéficier toujours des dernières technologies.

3.  Une sécurité renforcée
Une grande partie de notre évaluation MPS consiste à identifier les risques de sécurité potentiels pour les impressions et l’IP et à élaborer un plan de sécurité sur mesure pour protéger votre entreprise contre les cyberattaques et les intrusions visant la confidentialité des données.

De la restriction des fonctionnalités à la mise en œuvre de nouveaux protocoles d’impression, la sécurité accrue des impressions peut combler toutes les lacunes. Et insistez pour que les appareils de votre réseau disposent de fonctions de sécurité de haut niveau telles que la protection par carte magnétique, l’impression protégée par code PIN et le chiffrement professionnel afin de protéger les informations sensibles en transit.

4. Un impact réduit sur l’environnement
Si vous cherchez à réduire votre impact sur l’environnement, les MPS vous aident à suivre et à gérer la quantité de papier, d’électricité et de consommables que vous utilisez. Notre programme peut aussi inclure la collecte et le recyclage des consommables usés.

En plus de réduire les déchets, les plateformes de MPS qui vous permettent de surveiller et de maîtriser votre consommation d’impression identifient les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser vos impressions et mettre en place des consignes de bonnes pratiques pour les utilisateurs. 

5. Plus de visibilité et de maîtrise
Un jour, le gourou du management, Peter Drucker, a déclaré: «on ne peut pas gérer ce qu’on ne peut pas mesurer» – et cela vaut aussi pour les imprimantes.

Les MPS vous donnent non seulement une infrastructure d’impression avec une disponibilité des imprimantes et une capacité de volume adaptées à votre entreprise, mais aussi la possibilité de suivre votre utilisation des imprimantes dans le détail. 

Nous vous recommandons de trouver un fournisseur qui propose une plateforme dans le cloud pour suivre en permanence votre parc d’imprimantes. Une telle plateforme vous offre une visibilité inédite en recueillant des données sur à peu près tout, de la consommation des utilisateurs et des services aux alertes automatiques pour le toner et les consommables. Et les rapports réguliers de votre fournisseur vous permettront aussi d’identifier les opportunités d’optimisation de votre infrastructure d’impression et de maîtriser réellement vos dépenses d’impression.

Cet article n’est qu’un bref aperçu des avantages de la gestion déléguée des impressions. Pour savoir comment les MPS de Brother peuvent vous aider à vous consacrer à votre entreprise plutôt qu’à vos imprimantes, consultez les pages MPS de Brother et découvrez comment nous nous chargeons de votre infrastructure d’impression de A à Z.

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