Cinq questions à se poser avant d’acheter des imprimantes pour le personnel en télétravail

L’explosion du télétravail a poussé les entreprises à revoir leurs solutions d’impression, étant donné la nécessité de faciliter l’impression où que se trouvent les employés. 
Alors que les entreprises réfléchissent à ce qu’elles peuvent faire pour aider leurs collaborateurs en cette période difficile, des appareils qui facilitent le télétravail et s’intègrent aisément au réseau domestique de chaque employé sont essentiels, et bénéfiques à la fois pour le personnel et pour l’entreprise.

Alors si c’est vous qui êtes chargé de choisir le matériel informatique au sein de votre entreprise, demandez-vous: «Quelles sont les cinq paramètres à prendre en compte pour acheter des imprimantes pour le personnel en télétravail?»
 
1. Connectivité et simplicité: L’employé moyen n’est pas expert en informatique. Il est donc crucial de réduire la complexité technique liée à l’installation, au dépannage et à la maintenance de leur imprimante. Si vos collaborateurs ont moins de soucis à gérer, ils perdent moins de temps à appeler l’assistance ou à se battre contre les pannes et ils se concentrent sur ce qu’ils savent le mieux faire pour abattre plus de travail.

Et l’on sait bien que les gens ne restent pas tout le temps devant leur ordinateur lorsqu’ils travaillent depuis la maison. Aussi les applis pour smartphone et tablette peuvent-elles faciliter l’exécution des tâches et donc préserver l’efficacité des employés. 

Pour aider votre personnel à travailler efficacement depuis chez eux, il existe des contrats courts de gestion déléguée des impressions (MPS) pour le télétravail, qui fournissent tout ce qu’il faut pour rester productif. Outre le matériel, vous pouvez ajouter l’installation distante ou la commande et la livraison automatique de toner. Et la capacité à identifier et à corriger les problèmes à distance facilite la vie de toutes les parties prenantes tout en renforçant la sécurité.

2. Meilleure utilisation de l'espace: Même avant l’ère de la distanciation sociale, les entreprises se sont souvent intéressées à l’utilisation optimale de l’espace. Mais maintenant que les gens transforment leur chambre d’ami ou leur table de cuisine en bureau, il est plus important que jamais de choisir des imprimantes qui ne prennent pas beaucoup de place.

Si votre entreprise envisage d’investir dans des appareils pour les télétravailleurs, n’oubliez pas que ceux-ci n’ont pas forcément besoin d’une machine de compétition, mais qu’ils peuvent en revanche avoir des contraintes d’espace. Dans ce cas, des machines compactes, peu encombrantes, permettront de tirer le meilleur de l’espace limité dont ils disposent. 

Cependant, alors que les entreprises surmontent de mieux en mieux les obstacles au télétravail tels que la connectivité, la collaboration et la sécurité, les utilisateurs vont commencer à s’attendre à ce que ces améliorations soient systématiques. C’est-à-dire à avoir à la maison des fonctionnalités les plus proches possibles de celles du bureau. Trouver le juste équilibre entre les contraintes d’espace de vos utilisateurs et leurs attentes en matière de fonctionnalités peut prendre plus de temps sur le moment, mais à long terme, cela vous sera bénéfique en augmentant la satisfaction des utilisateurs.

3. Préoccupations environnementales: Les entreprises et leur personnel ont de plus en plus conscience des problèmes environnementaux. Plus que jamais, les gens veulent acheter auprès d’entreprises qui appliquent des processus durables1, et les employés recherchent des employeurs qui prennent le développement durable au sérieux². 

Nous savons que les entreprises se contentent généralement d’évaluer la durabilité de leurs imprimantes pendant la partie opérationnelle de leur cycle de vie, car c’est là que les coûts les plus importants sont engagés (consommables et électricité). Mais à quoi les entreprises doivent-elles penser pour permettre un télétravail durable?

Il convient de rappeler que si la durabilité permet de réduire les coûts, le secret pour vraiment faire la différence est de tenir compte de la durabilité à chaque étape du cycle de vie de vos équipements. Ceci inclut les appareils éventuellement situés chez vos employés, et il vous appartient de vous assurer que le matériel fourni est en adéquation avec le travail effectué.

Demandez-vous: cette imprimante provient-elle de sources durables? Mon fournisseur propose-t-il la collecte et le recyclage gratuits des cartouches de toner? Les mettra-t-il au rebut conformément à la directive européenne relative aux Déchets d’équipements électriques et électroniques?

4. Sécurité: Toutes les entreprises affirment accorder la plus grande importance à la sécurité des données. Mais quand on est occupé à protéger serveurs, ordinateurs et bases de données, on peut facilement oublier que les imprimantes aussi doivent être sécurisées, au même titre que les autres appareils du réseau.

Il est peu probable que les réseaux domestiques des employés soient aussi sécurisés que celui de votre entreprise, vous devez donc veiller à ne pas créer de brèche dans la sécurité de votre réseau.

En l’absence de réseau sécurisé par un pare-feu d’entreprise, les télétravailleurs auront besoin d’aide pour gérer la sécurité de leur imprimante. Pour pallier ce problème, vous pouvez choisir des imprimantes avec des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement de bout en bout. Et vous trouverez plus d’informations sur la protection de vos données sur notre blog Sécurité des impressions.

Si vos employés en télétravail ont déjà une imprimante, nous vous conseillons de les interroger sur ses fonctionnalités de sécurité afin de vous assurer qu’elle est à la hauteur de vos exigences de sécurité avant d’autoriser son utilisation. Et enfin, assurez-vous de fermer la boucle de la sécurité en fournissant aux télétravailleurs la possibilité de détruire et de jeter les documents confidentiels en toute sécurité.

5. Économies: Alors que les entreprises cherchent à relever les défis posés par la gestion des besoins de leurs employés en télétravail, le moindre gain de temps, d’efficacité ou de coût est d’une importance vitale pour améliorer la rentabilité.

Investir dans un service de gestion déléguée des impressions permet de suivre facilement l’utilisation des imprimantes dans le détail. Vous identifiez ainsi les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser l’impression et vous concrétisez ces réductions de coûts et des gains d’efficacité tant désirés. Les MPS permettent non seulement de plafonner l’utilisation afin de maîtriser les dépenses, mais elles offrent aussi une aide à la maintenance qui supprime les coûts imprévus en cas de panne d’un appareil.

Au-delà des MPS, il est facile de régler les imprimantes pour qu’elles consomment moins afin de réduire les coûts pour vous et pour vos employés. Par exemple, l’activation du mode veille dans les paramètres diminue la consommation électrique quand l’imprimante n’est pas utilisée. Et vous pouvez réduire la quantité de toner et de papier utilisé en réglant les paramètres de l’imprimante: diminuer la qualité d’impression pour les brouillons, imprimer en niveaux de gris ou imprimer plusieurs pages sur une même page.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les cinq principaux avantages de la gestion déléguée des impressions.

Sources
<sup>1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - Décembre 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - Octobre 2019</sup>