Wie die digitale Zusammenarbeit den Büroarbeitsplatz nach COVID-19 definieren wird
COVID-19 hat für Unternehmen enorme Veränderungen und technologische Herausforderungen mit sich gebracht. Viele waren gezwungen, rasch auf Homeoffice umzustellen und gewöhnliche Büroaufgaben in neue virtuelle Prozesse zu verwandeln.
Grosse und kleine Unternehmen mussten ihre digitalen Lösungen überdenken. Mitarbeiter, Entscheidungsträger und IT-Abteilungen haben ihre Arbeitsweisen angepasst. Viele, die jetzt im Homeoffice arbeiten, vermissen die bürobasierte Technologie - einschliesslich des Zugangs zu einem Drucker - in einer Weise, wie sie es sich vorher nicht vorstellen konnten. Wir haben Unternehmen mit unseren Brother Beschriftungsgeräten dabei unterstützt, gut sichtbare COVID-19-Sicherheitshinweise zu drucken.
Wir glauben, dass es zur Unterstützung der Produktivität und zur Sicherstellung des Erfolgs in dieser neuen Arbeitswelt eine engere digitale Zusammenarbeit braucht. IT-Abteilungen müssen die Führung übernehmen, wenn es darum geht, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Manager für die Arbeit im Homeoffice zu verstehen und umzusetzen.
Kundenzufriedenheit
Die Mitarbeiter sind für die IT-Abteilung zunehmend eher Kunden als Kollegen. So müssen heute auch IT-Teams einen grösseren Fokus auf die Kundenzufriedenheit legen. Dieser Ansatz ist für einige IT-Teams neu und verlangt von ihnen, ihre Kompetenzen anzupassen und einen kundenorientierten Ansatz zu erarbeiten.
Es muss evaluiert werden, was Benutzer möchten und was sie brauchen, um sicherzustellen, dass digitale Lösungen angeboten werden, mit denen die besten Ergebnisse möglichst kosteneffizient erreicht werden. Berücksichtigt werden müssen dabei sowohl die IT-Abteilungen - da ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sich ständig weiterentwickeln - als auch die Belastungen, denen die Mitarbeiter aufgrund der Anpassung an eine neue Arbeitsweise ausgesetzt sind.
Natürlich müssen bei der Entwicklung von Lösungen viele Komplexitäten berücksichtigt werden wie bspw. die zunehmende Arbeit im Homeoffice und damit die sinkenden Druckbedürfnisse im Büro. In diesem Fall ist die Dezentralisierung des Druckens von Vorteil, da sich so nicht zu viele Mitarbeiter bei einem Gerät versammeln. Dies unterstützt das Social Distancing und steigert gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter.
IT-Manager werden auch weiterhin auf Basis ihres Fachwissens entscheiden, welche Technologien sich für ihr Unternehmen am besten eignen. Ein kooperativer Ansatz mit Methoden wie Mitarbeiterumfragen, Brainstorming-Sessions und Onlinekursen könnte aber für die Entwicklung neuer Arbeitsweisen und künftiger Prozesse, die alle zufrieden stellen und sicher sind, den grössten Erfolg versprechen.
Wie gut harmonieren IT-Abteilungen und Mitarbeiter?
Eine vor COVID durchgeführte Studie1 ergab, dass IT-Manager und -Mitarbeiter in Bezug auf digitale Lösungen unterschiedliche Ansichten hatten, die sich während der Pandemie nun vielleicht geändert haben.
Gemäss dem von Brother in Auftrag gegebenen Print 2025 Phase Two Report von Quocirca glaubten nur 36% der Büroangestellten, im Gegensatz zu 65% der IT-Entscheidungsträger, dass Drucken bis 2025 in ihrem Unternehmen sehr oder ziemlich wichtig sein würde.
Diese Meinung hat sich nun aufgrund der aktuellen Situation wahrscheinlich geändert, da Mitarbeiter das Drucken wohl nicht besonders schätzten, als es ganz einfach war. Jetzt, wo viele im Homeoffice arbeiten und nicht mehr so einfach auf Druckdienste zugreifen können, wird ihnen bewusst, wie wichtig sie doch eigentlich sind. Egal, ob wir Dokumente für die Archivierung, zum Korrigieren oder für ein Meeting ausdrucken: ein Drucker ist aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken.
Die Untersuchung hat auch gezeigt, dass Büroangestellte (62%) Kollaborationstools wie Instant Messaging, Screen-Sharing und Audio- und Video-Konferenzsoftware für weitaus wichtiger halten als IT-Entscheidungsträger (45%).
Mit dem Wandel hin zur Arbeit im Homeoffice hat sich wahrscheinlich auch die Ansicht der IT-Manager hinsichtlich Kollaborationstools geändert, da die Mitarbeiter jetzt Onlinetools viel mehr schätzen und nutzen. Die IT-Abteilung muss also mit Entscheidungsträgern zusammenarbeiten, um effektive Massnahmen umzusetzen. Auch sollten verschiedene Methoden ausprobiert werden, um herauszufinden, was für das Unternehmen am besten geeignet ist.
Die Zukunft des Druckens
Es wird erwartet, dass die Pandemie dazu führen wird, dass sich der Büroalltag für immer verändern wird. Es wird interessant sein, zu sehen, wie sich die Unternehmen an die neue Normalität anpassen.
Voraussagen zufolge wird es eine grössere Verschiebung hin zum Homeoffice geben, und virtuelle Besprechungen und Konferenzen werden unter bestimmten Umständen die herkömmlichen persönlichen Treffen ersetzen. Für das künftige Drucken könnten Unternehmen sich überlegen, Drucker zu dezentralisieren oder sogar Geschäftsdrucker bei Mitarbeitern im Homeoffice einzuführen - eine Lösung, die Brother kürzlich für einige grosse und mittelgrosse Unternehmen implementiert hat.
Dezentralisiertes Drucken bietet Mitarbeitern zuhause dieselben Vorteile und Druckfunktionen wie im Büro und erlaubt es gleichzeitig, die Kontroll- und Verwaltungsprotokolle des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Angesichts der sich laufend ändernden Arbeitsweisen sind die Aussichten für das Büro der Zukunft ungewiss. Für IT-Abteilungen ist es jedoch unerlässlich, in engem Kontakt mit den Mitarbeitern zu sein und gemeinsam mit ihnen digitale Lösungen zu entwickeln, die möglichst kosteneffizient und gewinnbringend für das Unternehmen sind, die künftigen Anforderungen der Teams erfüllen und deren Sicherheit gewährleisten.
Weitere Informationen zu digitalen Lösungen
1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report, im Auftrag von Brother
