Bien souvent, numériser plusieurs documents à la fois, les sauvegarder, puis les renommer peut prendre beaucoup de temps et exiger beaucoup de travail.
Le logiciel Barcode Utility de Brother permet de numériser et de traiter beaucoup plus rapidement les documents munis d'un code-barres et de réduire les risques d'erreur.
L'utilitaire de reconnaissance de codes-barres analyse le code-barres et traite automatiquement le document dans le serveur. Une technologie avancée de routage de documents permet de sauvegarder vos fichiers à l’endroit requis, d’automatiser la séparation d'un lot de documents et de sauvegarder chaque fichier individuel dans le dossier approprié sur votre réseau.
Une mise à jour logicielle permet d’effectuer toutes ces tâches directement depuis votre scanner. Votre processus de gestion des documents gagne immédiatement en rapidité et en précision, et ce sans devoir utiliser un PC.
Améliore le partage et l'archivage de vos documents
Gain de temps
Simplifie votre flux de travail en utilisant des documents numérisés munis d'un code-barres.
Barcode Utility regroupe les pages individuelles au sein de documents et renomme les documents en fonction des informations contenues dans le code-barres. Ces fichiers sont ensuite automatiquement sauvegardés en tant que nouveaux fichiers dans le dossier de votre choix.
Gain en sécurité
La numérisation de documents dans un environnement partagé et le déplacement manuel de fichiers peuvent souvent entraîner la perte ou l’égarement de fichiers critiques. La solution Barcode Utility de Brother fournit un flux de travail structuré et clair, en utilisant l'information du code-barres et en sauvegardant les fichiers dans un emplacement final précis.
Réduction des erreurs
Lorsque des personnes saisissent des données, des erreurs peuvent facilement se produire. En automatisant le processus et en utilisant les données des codes-barres dont sont munis les documents, les copies numériques peuvent être sauvegardées de manière cohérente avec le nom qui convient et au bon endroit à chaque fois, facilitant ainsi la localisation des documents.
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Une fois configuré, Barcode Utility s'exécute en tant que service en arrière-plan, ce qui vous permet de simplifier votre flux de travail en utilisant des documents numérisés contenant des codes-barres. Barcode Utility vous permet automatiquement de :
1. Regrouper des pages individuelles dans des fichiers document en fonction du code-barres ou du nombre de pages.
2. Renommer les fichiers document divisés en fonction du code-barres figurant dans les pages.
3. Rediriger les fichiers divisés vers la destination appropriée en fonction du code-barres figurant dans les pages.
Quels types de codes-barres sont pris en charge ?
Barcode Utility peut détecter treize des symbologies de codes-barres 1D et 2D les plus utilisées (CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, QR CODE, DATAMATRIX, PDF417).
Dans quels formats mes documents peuvent-ils être sauvegardés ?
Les documents peuvent être numérisés au format PDF et sauvegardés aux formats PDF, PDF/A-1b ou TIFF.
Quels produits prennent en charge Barcode Utility ?
Barcode Utility nécessite une version personnalisée prête à l'emploi d'un scanner ADS-2400N, ADS-2800W, ADS-3000N, ADS-3600W, ADS-4300DN, ADS-4700W ou ADS-4900W
Qu'est-ce qu'un «hot folder» (fichier cible) ?
Les «hot folders» sont des dossiers surveillés et associés à des modes de traitement de tâches spécifiques qui définissent un ensemble de fonctions de routage et de paramètres de fichiers enregistrés comme profil de tâches.
Il suffit de numériser ou de placer un fichier document dans un «hot folder» pour exécuter les profils de tâches associés et enregistrer automatiquement les documents au bon endroit.
Quels sont les modes de traitement de tâches ?
Lorsqu'un «hot folder» (fichier cible) a été configuré, l'un des trois modes de traitement de tâches doit être sélectionné.
1. Utiliser tous les profils de tâches activés. Tous les profils de tâches enregistrés associés à un «hot folder» seront préparés pour tous les fichiers présents dans le «hot folder».
2. Utiliser les profils de tâches activés qui filtrent par nom de fichier. Les profils de tâches associés au nom du fichier d'entrée dans le «hot folder» seront appliqués au fichier d'entrée.
3. Utiliser des profils de tâches activés qui filtrent par métadonnées. Les profils appliqués au fichier d'entrée seront filtrés selon les métadonnées décrites dans le fichier XML.
Que sont les profils de tâches ?
Les profils de tâches contiennent les informations relatives à la séparation des documents, les propriétés du fichier de sortie et la destination de sortie. Une interaction efficace entre ces fonctions est nécessaire pour configurer les tâches au sein du flux de travail.
Existe-t-il des règles pour renommer les fichiers ?
L'utilisateur peut donner un nom défini au fichier ou à la destination de sortie et des règles de nommage de macros peuvent être appliquées. En combinant le chemin statique avec diverses règles de nommage des macros, des sous-dossiers peuvent être créés comme chemin statique pour la destination du fichier.
Quelles sont les configurations système requises ?
Client OS - Windows 7®, Windows 8.1®, Windows® 10
Server OS - Windows Server® 2008 R2, Windows Server® 2012, Windows Server® 2012 R2, Windows Server® 2016
Comment puis-je télécharger et activer cette solution sur mon ou mes appareils Brother ?
Notre Brother BR Admin Professional 4 Tool en téléchargement gratuit est le meilleur moyen d'activer les fonctions offertes par les solutions que vous avez achetées. Vous trouverez des informations complémentaires ici.
