Guide de démarrage rapide pour la numérisation de vos documents
La numérisation consiste à transformer vos fichiers papier en fichiers numériques. C’est le meilleur moyen d’organiser votre bureau ou votre bureau à la maison.
Réduire le désordre, sécuriser vos fichiers et en faciliter l’accès, et vous préparer à un avenir caractérisé par des méthodes de travail non pas sans papier, mais utilisant moins de papier: voici autant de raisons de passer à la numérisation.
Par où commencer
- Faites le tri dans vos papiers: avant de vous lancer dans la numérisation, gagnez du temps en vous débarrassant des papiers redondants, périmés ou inutiles. Soyez sans pitié: avez-vous vraiment besoin de cette note de frais de 1993?
- Diminuez les quantités de papier entrantes: optez pour les documents numériques auprès des banques et autres prestataires de services afin de limiter l’arrivée de nouveaux papiers à numériser et à archiver. Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer les factures et autres documents de travail par e-mail plutôt que par la poste.
- Planifiez votre archivage: le format n’est pas la seule différence entre les documents numériques et papier. Il faut souvent changer tout le système. Comment avez-vous organisé l’archivage de vos documents papier jusqu’à présent? La numérisation peut-elle y apporter des améliorations? Par exemple, il se peut que vous rangiez actuellement les documents papier par année, mais qu’une fois numérisés, vous préfériez les classer par client.
Organiser et gérer votre système d’archivage numérique
- Structurez votre arborescence de dossiers: prenez le temps dès le départ de bien concevoir votre nouveau système d’archivage numérique pour éviter de devoir déplacer des éléments par la suite. Nommez vos fichiers selon un modèle toujours identique, configurez les sous-dossiers avec des étiquettes ou des mots-clés. Vous pouvez décider de les organiser par mois, par exemple Factures>2019>Mai ou de créer des sous-dossiers par client, par exemple Client>Projet>Factures.
- La sauvegarde est cruciale: si vous optimisez la numérisation avec un stockage dans le cloud, vous pourrez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel lieu sans risque de perte associé aux documents papier ou à la sauvegarde physique.
- Archivez pour ranger: le désordre numérique peut-être tout aussi agaçant que le désordre des papiers qui débordent de vos étagères. Lorsque vous n’avez plus besoin de certains projets ou documents, placez tous les dossiers et sous-dossiers correspondants dans une archive. Ainsi, ils restent accessibles mais ne gênent pas.
Pour que la numérisation devienne une routine
- Actions automatisées: numérisez immédiatement chaque papier important. Faites-en une nouvelle habitude et renforcez-la en numérisant en continu.
- Numérisez et recyclez: une fois que vous avez numérisé les documents papier, jetez-les sauf s’ils sont absolument vitaux. Envoyez-les au recyclage pour désencombrer votre bureau et faites en même temps un geste pour la planète.
• Révisez et adaptez votre approche: si la pile de papier recommence à grandir, prenez le temps d’évaluer votre méthode. Cherchez à comprendre pourquoi vous ne parvenez pas à numériser ou recycler immédiatement vos documents afin d’ajuster votre système d’archivage.
Conseils pratiques pour la numérisation
- Critères de choix du scanner: la numérisation recto-verso est essentielle pour la numérisation des fichiers papier et une résolution de 300 ppp est généralement suffisante pour un bureau à la maison, sauf si vous avez beaucoup de diapos détaillées ou de photos à numériser. Si vous avez toute une montagne de pages à traiter, un chargeur automatique de feuilles s’avérera très utile.
- Pensez à la portabilité et au stockage: il existe des scanners de toutes tailles et de tous formats. Certains, comme les tout nouveaux modèles MDS de Brother , sont conçus pour être transportés. L’idéal pour les travailleurs de terrain. D’autres sont conçus pour rentrer facilement dans un tiroir, afin de ne pas encombrer votre bureau. Si c’est la priorité, les modèles de scanners ADS-2200 et ADS-2700W de Brother offrent des fonctionnalités au-dessus de la moyenne.
• Optez pour l’OCR: un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) rend modifiables les mots imprimés numérisés, ce qui vous permet de localiser immédiatement des fichiers à une date ultérieure en recherchant leur contenu dans votre système.
À l’heure où les considérations environnementales s’imposent, la numérisation des documents papier prendra de plus en plus d’importance.
Alors, si vous êtes décidé à ranger la pile de papier qui s’est accumulée sur votre bureau, pourquoi pas commencer aujourd’hui?
Pour plus d’informations sur les solutions de numérisation de Brother.
