Digitalisierung von Dokumenten – eine Kurzanleitung
Digitalisierung ist der Prozess, bei dem Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt werden. Eine ideale Möglichkeit, Ihr Zuhause oder Ihr Homeoffice zu organisieren.
Mit den folgenden Digitalisierungs-Tipps machen Sie Ihre Dateien sicherer und zugänglicher und rüsten Ihr Unternehmen für eine Zukunft mit weniger Papier.
Erste Schritte
- Ausmisten – Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie schon vor Beginn Ihrer Digitalisierungsreise überflüssige, veraltete oder unnötige Dokumente entsorgen. Handeln Sie konsequent: Brauchen Sie dieses Spesenformular von 1993 wirklich noch?
- Papierflut senken – Sorgen Sie dafür, dass Sie Korrespondenz von Banken und anderen Dienstleistern digital erhalten, denn so müssen Sie nachher weniger scannen und ablegen. Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen und andere Arbeitsdokumente per E-Mail anstatt per Post zu schicken.
- Planen – Das Format ist nicht der einzige Unterschied zwischen der Ablage von digitalen Dokumenten und der Ablage von Papierdokumenten. Oft muss auch die Ablagestruktur geändert werden. Überlegen Sie sich, wie Sie die Archivierung Ihrer Papierdokumente organisiert haben und was Sie bei der digitalen Ablage besser machen könnten. Vielleicht haben Sie momentan Ihre Papierdokumente nach Jahr archiviert, möchten sie aber digital lieber nach Kunde ablegen?
Organisation und Verwaltung des digitalen Ablagesystems
- Ordnerstruktur optimieren – Nehmen Sie sich Zeit für den Aufbau Ihres neuen digitalen Ablagesystems. So müssen Sie nicht im Nachhinein Dateien verschieben. Benennen Sie Ihre Dateien einheitlich und erstellen Sie Unterordner mit Tags oder Keywords. Entscheiden Sie beispielsweise, ob die Ordner nach Monaten, z.B. Rechnungen>2019>Mai, oder nach Kunde (Kunde>Projekt>Rechnungen) strukturiert werden sollen.
- Backup erstellen – Dank der Digitalisierung und Speicherung in der Cloud können Sie von jedem beliebigen Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen und laufen nicht Gefahr, Daten auf Papierdokumenten oder Speichergeräten zu verlieren.
- Klar archivieren – Unübersichtliche digitale Dateien sind genauso frustrierend wie Papierdokumente, die überall auf den Regalen herumliegen. Werden Projekte oder Dokumente nicht mehr benötigt, verschieben Sie am besten die entsprechenden Ordner inklusive Unterordnern gleich in ein Archiv. So bleiben die Dateien zugänglich, aber nicht mehr ständig präsent.
Digitalisierung als Routine
- Abläufe automatisieren – Scannen Sie jedes Dokument, sobald es bei Ihnen eintrifft. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, indem Sie laufend digitalisieren und so den Ablauf verinnerlichen.
- Scannen und recyceln – Sobald Sie die physischen Dokumente gescannt haben, entsorgen Sie sie, ausser sie sind absolut notwendig. Das Recyceln der Papierdokumente schafft Platz und ist besser für die Umwelt.
- Abläufe überprüfen und anpassen – Stapelt sich das Papier erneut, nehmen Sie sich Zeit, Ihren Prozess zu überprüfen. Finden Sie heraus, weshalb die Dokumente nicht sofort gescannt und recycelt werden können, und optimieren Sie dann Ihre Abläufe.
Praktische Überlegungen zum Scannen
- Kaufkriterien – Beidseitiges Scannen von Dokumenten ist für die Digitalisierung von archivierten Dokumenten zentral. Eine Auflösung von 300 dpi reicht für das Homeoffice aus, wenn nicht zu viele detailreiche Folien oder Fotos gescannt werden müssen. Falls Sie viele Dokumente nachdigitalisieren müssen, kann ein automatischer Einzelblatteinzug die Arbeit erleichtern.
• Mobilität und Platz – Scanner sind in allen möglichen Grössen und Formaten erhältlich. Einige der neusten MDS-Modelle von Brother sind speziell für unterwegs konzipiert und eignen sich somit perfekt für Aussendienstmitarbeiter. Andere Geräte können sauber in einer Schublade verstaut werden und sorgen somit für Ordnung in Ihrem Homeoffice. Die Modelle ADS-2200 und ADS-2700W bieten eine Vielzahl an Funktionen.
• OCR – Eine Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) sorgt dafür, dass gedruckte Texte bearbeitbar sind. So können Sie später in Ihrem System nach Inhalten suchen und Dateien sofort finden.
In einer Zeit, in der ökologische Aspekte immer mehr Beachtung finden, wird die Digitalisierung von Papierdokumenten immer wichtiger.
Sind Sie nun voller Tatendrang und möchten Ordnung in Ihre Papierstapel im Büro bringen? Dann nichts wie los!
Weitere Informationen zu den Scanlösungen von Brother finden Sie hier.
