Décentralisation des bureaux: la tendance globale que chaque responsable informatique doit connaître
La dynamique a changé dans les entreprises. De plus en plus de personnes travaillent à distance, les bureaux sont plus petits et les réunions se déroulent en ligne.
Les investissements dans la cybersécurité sont en hausse grâce aux technologies qui facilitent de nouvelles façons de travailler. Le défi pour les responsables informatiques est désormais de savoir comment s’adapter et prospérer dans ce nouveau monde décentralisé. Nous avons constaté de nombreux changements au cours de notre vie professionnelle, mais aucun d’une telle importance.
La décentralisation est désormais une tendance mondiale dans les entreprises, et le pouvoir s’éloigne des sites centraux, des individus et des infrastructures.
Cela se traduit par la popularité des espaces de coworking, l’adoption des services cloud, l’amélioration des technologies de bureau et la possibilité de travailler efficacement à distance de ses collègues.
À titre de contexte, Arman Eshraghi, PDG de la plateforme d’analyse d’entreprise Qrvey, écrit dans Forbes1: «La décentralisation durable est la clé de l’évolutivité et de la stabilité.
C’est sans doute difficile à imaginer, mais le monde a fait plus de progrès vers la décentralisation au cours de cette décennie qu’il ne l’a fait au cours des 10 000 dernières années.»
Qu’est-ce qui a provoqué la décentralisation des affaires?
La raison la plus évidente est la réaction des entreprises suisses [local offices to localize] à la pandémie de COVID-19.
Selon Eurostat2, le nombre de salariés européens «travaillant habituellement à domicile» a augmenté de 8 % entre 2019 et 2021.
Square talk3, pour sa part, a constaté que 90 % des employés se sentaient «tout aussi productifs» en télétravail et que 84 % trouvaient que travailler à distance après la pandémie les rendait plus heureux; beaucoup d’entre eux sont prêts à accepter une réduction de salaire.
Pour le dire simplement, c’est ce que les travailleurs veulent et qui fait désormais partie de leurs attentes. Les entreprises doivent donc s’adapter.
Elles le font, mais peut-être pas suffisamment vite: on constate en effet une dichotomie entre les entreprises qui s’attendent à un minimum de quatre jours au bureau en moyenne et les employés qui souhaitent en faire trois ou moins.
Le marché de l’emploi étant actuellement favorable aux employés, il est probable que les entreprises devront faire des concessions pour conserver les talents.
Toutefois, la pandémie n’est pas la seule force à l’œuvre de la décentralisation.
Il y a au moins dix ans qu’une main-d’œuvre plus jeune et plus à l’aise avec les technologies repousse les frontières.
Par exemple, le géant du coworking WeWork s’est ouvert aux entrepreneurs new-yorkais en 2011 avant de s’étendre à travers le monde dans les pôles technologiques les plus populaires en France, en Allemagne, en Espagne, en Italie et au Royaume-Uni.
Beaucoup d’entreprises aménagent également leurs locaux avec des espaces de travail plus collaboratifs, de meilleures installations de restauration et des technologies de pointe, loin de l’approche traditionnelle des bureaux cloisonnés.
Comment les entreprises réagissent-elles à la décentralisation?
Les entreprises doivent s’adapter au télétravail, et cela a plusieurs effets indirects, comme la réduction de la taille de leurs bureaux, car les gens les utilisent moins.
Les entreprises en croissance et de taille moyenne ont également tendance à louer des bureaux plutôt qu’à les acheter.
Cela montre que les dirigeants d’entreprise gardent la décentralisation à l’esprit et comprennent qu’il est important de rester agile et d’adopter des pratiques de travail flexibles, sans s’encombrer d’actifs à long terme.
Jim Coleman, responsable de l’économie chez WSP UK, déclare: «Je ne pense pas que les entreprises voudront revenir aux anciennes façons de faire, cela a donc une incidence immédiate sur l’espace nécessaire.»
Et alors que le personnel travaillant à distance est de plus en plus nombreux, les risques de sécurité associés à la décentralisation deviennent évidents. Les risques augmentent proportionnellement au télétravail. Les entreprises privilégient donc plus que jamais la sécurité en ligne, notamment en améliorant la sécurité du réseau et des appareils pour les travailleurs distants.
Selon le rapport Tech Outlook 2023 de Red Hat4, les responsables informatiques investiront davantage dans la cybersécurité que dans l’innovation en 2023.
L’enquête menée auprès de 1 703 responsables informatiques a révélé que la sécurité était «de loin» la priorité globale de financement au cours des 12 prochains mois, 44 % la plaçant dans leurs trois premières priorités, avec l’infrastructure cloud (36 %) et la gestion informatique/cloud (35 %).
Les mesures prises pour améliorer la sécurité du réseau incluent l’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN), l’authentification à deux facteurs (2FA) ou le filtrage par adresse MAC.
Dans le même temps, la sécurité des appareils est désormais renforcée par l’authentification unique (SSO) et les contrôles biométriques, tels que la reconnaissance faciale.
En fait, d’ici 2024, 30 % des entreprises mondiales5 choisiront des appareils avec moins de fonctionnalités, mais seront plus sélectives sur les spécifications.
Cependant, l’infrastructure physique reste tout aussi importante.
Le passage à une technologie plus petite et plus intelligente
Une façon simple et rapide de réduire l’espace est de repenser vos besoins technologiques.
Pour l’impression par exemple, il existe de petits périphériques multifonction A4 qui peuvent imprimer en A3 et A4 et réunissent les besoins de l’entreprise dans un seul périphérique, plus petit et plus performant. Ainsi, beaucoup d’entreprises abandonnent complètement les grands copieurs A3 et optent pour une approche plus rationalisée.
Utiliser moins d’appareils plus efficaces leur permet non seulement de gagner de la place et de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer leurs critères ESG (environnement, social et gouvernance), une autre considération clé pour les entreprises tournées vers l’avenir.
Le mieux est de déterminer si vos entreprises ont besoin d’un grand équipement centralisé et d’effectuer un audit de l’infrastructure ou de consulter un spécialiste pour réévaluer les besoins des utilisateurs dans ce nouveau monde décentralisé.
Il est important de mettre le bon équipement à la disponibilité du bon utilisateur, qu’il travaille à distance ou non.
Comment la décentralisation peut-elle bénéficier à mon entreprise?
De toute évidence, la décentralisation est là pour rester. La meilleure chose à faire est donc de l’adopter pleinement, de rester compétitif et de retenir son personnel.
En vérité, la décentralisation présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Les progrès technologiques se traduisent par des processus plus efficaces, une réduction des coûts et un personnel plus heureux, ce qui permet d’améliorer l’expérience utilisateur pour les clients finaux.
En introduisant par exemple l’automatisation intelligente dans les opérations informatiques, elle favorise le travail à distance, car le personnel n’a plus besoin d’accéder aux systèmes existants sur site.
Les solutions logicielles basées sur le cloud réduisent également le temps passé par les employés à effectuer des tâches manuelles répétitives liées aux données, ce qui leur permet de se consacrer à la satisfaction des clients.
Le RPA (Robotic Process Automation) peut également permettre de réaliser d’importantes économies, ce qui explique pourquoi de nombreuses institutions financières l’ont adopté très précocement.
«Après la crise financière et le COVID-19, les entreprises continuent de rechercher des gains d’efficacité et de productivité», explique Steve Perkins, leader mondial de la technologie chez Grant Thornton6.»
«À l’ère du numérique, les entreprises se tournent de plus en plus vers la technologie pour trouver les réponses.»
Ailleurs, la décentralisation permet à vos employés d’être plus concentrés et satisfaits.
Ils peuvent gagner du temps sur les trajets pour venir au bureau et, si vous prenez les mesures appropriées, accéder en toute sécurité aux systèmes de l’entreprise, où qu’ils se trouvent dans le monde.
En retour, cela conduit à une culture d’entreprise plus positive, fondée sur la confiance et la liberté plutôt que sur le présentéisme. - Nous assistons à un bouleversement du mode de fonctionnement des entreprises en raison de la décentralisation.
Les cadres supérieurs ne sont plus tenus d’être présents au bureau cinq jours par semaine pour diriger physiquement une équipe.
Leur rôle est plutôt de permettre à leurs équipes de bien travailler en investissant dans les bonnes technologies, dans un accès à distance sûr et dans un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les responsables informatiques sont souvent à la pointe de cette décentralisation, depuis l’optimisation du matériel de bureau jusqu’à la garantie que leur entreprise investit dans les bons services de cloud et les bonnes mesures de sécurité.
D’un point de vue opérationnel, il incombe désormais aux responsables informatiques de s’assurer que la productivité reste élevée et rentable, et ce, que le personnel travaille depuis le bureau ou à distance. Ce qui n’est pas tâche facile.
Cependant, lorsque c’est bien fait, nous pensons qu’il s’agit d’une opportunité positive pour toutes les entreprises. En décentralisant, ils peuvent donner la priorité au bien-être du personnel en investissant dans les bonnes technologies et en s’adaptant aux pratiques de travail qui leur conviennent.»
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Sources:
1 https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/10/why-business-leaders-should-prepare-for-the-shift-to-decentralization/?sh=5e80a4f2d601 2 Eurostat
2 https://ec.europa.eu/eurostat/en/web/products-eurostat-news/-/ddn-20221108-1
3 https://squaretalk.com/remote-work-statistics/
4 https://www.zdnet.com/article/when-it-comes-to-tech-spending-in-2023-theres-one-top-priority/
5 https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US49751022&pageType=PRINTFRIENDLY
6 https://www.grantthornton.global/en/insights/growthiq/automation/
