L’économie est extrêmement imprévisible. Vos coûts d’impression, eux, peuvent être planifiés.
Les entreprises sont confrontées à une période d’instabilité sans précédent. Les événements mondiaux, des pandémies aux troubles politiques, ont provoqué des perturbations généralisées et bouleversé les chaînes d’approvisionnement.
L’inflation galopante a mis fin à l’idée que le prix des produits et services technologiques n’augmente que rarement, et qu’ils offrent plus de valeur pour le prix lorsque c’est le cas.
Les dirigeants d’entreprise s’attendent à une récession en 2023. Pourtant, en août 2022, le cabinet d’études de marché IDC a prédit que les investissements dans les TIC en Europe augmenteraient encore de 4 % cette année, bien qu’en juillet elle ait mis en garde contre un «scénario de récession» alternatif qui pourrait entraîner une «contraction modeste». À l’inverse, la pénurie de compétences signifie que de nombreux leaders technologiques ont du mal à pourvoir les postes vacants, d’où des équipes débordées.
Tout cela a des conséquences sur le fonctionnement de votre parc d’imprimantes et de scanners, et il est clair que vos coûts seront examinés à la loupe.
Selon IDC, les PME n’ont souvent pas de réserves pour faire face aux périodes économiques difficiles. Il est donc «essentiel pour elles d’utiliser la technologie intelligemment, de se concentrer sur les gains d’efficacité, la réduction des coûts, la productivité et l’automatisation et d’affronter la tourmente économique actuelle». Elle note également que les PME utilisent moins de technologies cloud et font plus confiance à l’informatique physique, notamment les imprimantes, ce qui les rend vulnérables aux pénuries.
Comment les entreprises peuvent-elles donc réduire leurs coûts d’impression, de copie et de numérisation?
Il est temps d’analyser vos coûts d’impression
Il ne fait aucun doute que les documents imprimés restent importants pour la grande majorité des entreprises, et cela ne va probablement pas changer de sitôt.
Mais cela n’empêche pas de se demander si les imprimantes, scanners et copieurs fonctionnent au mieux de leur efficacité et de leur rentabilité pour vos utilisateurs individuels et pour l’ensemble de l’entreprise.
Au-delà du coût initial de votre infrastructure, il est important de quantifier l’impact total de l’impression d’un document en termes de consommables, tels que l’encre ou le toner. Ces connaissances peuvent être utilisées pour inciter les utilisateurs à adopter un comportement plus économe, comme l’impression recto verso ou en mode brouillon.
Se pose alors la question de savoir si votre matériel fonctionne au mieux de son efficacité. Les appareils plus anciens ne fournissent pas toujours les informations dont vous avez besoin pour planifier et gérer efficacement et n’offrent parfois pas toutes les fonctionnalités à vos utilisateurs tandis que les ressources (alimentation, consommables) sont gaspillées pour un faible résultat utile.
Il peut donc s’avérer judicieux de remplacer les appareils inefficaces et difficiles à intégrer par des imprimantes et des scanners modernes, économiques et faciles à intégrer, qui offrent aux utilisateurs toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin.
Des données à la stratégie
Cela signifie que vous pouvez adopter une approche plus stratégique de la gestion des coûts et de l’efficacité, par exemple en déplaçant des appareils afin d’assurer une utilisation plus efficace, en automatisant les commandes de consommables ou en pointant du doigt les activités inutiles telles que la surutilisation de la couleur ou de l’impression haute qualité.
Et, idéalement, vous pourrez surveiller l’état de vos équipements, afin de prévoir et de planifier les travaux de correction ou d’optimisation, de résoudre des problèmes plus graves à l’avenir et de garantir que vos appareils d’impression fonctionnent toujours de manière optimale. Dans ce contexte, les services de gestion de l'impression (MPS) peuvent être un avantage certain. Ceux-ci comprennent des prestations qui simplifient la gestion des imprimantes et réduisent les coûts. Un partenaire spécialisé sera en mesure d’évaluer votre configuration actuelle et de proposer des améliorations, telles que le kit le plus approprié et des flux de travail améliorés pour gérer les documents au sein de votre entreprise.
Il aura également l’expertise nécessaire pour effectuer des mises à niveau, des optimisations et des réparations, afin que votre équipe puisse se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Il disposera aussi d’une connaissance approfondie de problèmes pointus tels que la sécurité ou l’automatisation des processus métier, et saura intégrer vos opérations d’impression aux efforts plus vastes en matière de transformation numérique et de productivité.
Enfin, le MPS peut faire de vos coûts d’impression et de numérisation une dépense opérationnelle prévisible plutôt qu’un coût d’investissement. Ce qui offre plus de transparence et est mieux accepté par vos homologues des finances.
La plupart des entreprises seront secouées par les vents contraires qui souffleront sur l’économie au cours des prochains mois. Mais agir sur votre stratégie d’impression dès maintenant peut vous apporter plus de certitudes dans un aspect de votre monde. Pour savoir comment vous y prendre, rendez-vous ici.
