Die Entwicklung der Wirtschaft ist unberechenbar. Ihre Druckkosten nicht.
Unternehmen stehen vor einer noch nie dagewesenen Phase der Unbeständigkeit. Globale Ereignisse wie Pandemien oder politische Unruhen haben zu weitreichenden Störungen in den Lieferketten geführt.
Durch die steigende Inflation ist es nicht mehr eine Selbstverständlichkeit, dass technische Produkte und Dienstleistungen nur selten teurer werden und wenn, dann mehr Wert für den Preis bieten.
Führungskräfte rechnen für 2023 mit einer Rezession. Im August 2022 prognostizierte jedoch das Marktforschungsunternehmen IDC, dass die ICT-Investitionen in Europa dieses Jahr immer noch um 4 Prozent wachsen würden, obwohl es im Juli noch vor einem alternativen «Rezessions-Szenario» warnte, das zu einem «leichten Rückgang» führen könnte. Andererseits bedeutet der Fachkräftemangel, dass viele Führungskräfte in Technologieunternehmen Schwierigkeiten haben, Stellen zu besetzen, und ihre Teams entsprechend überlastet sind.
Dies alles hat Auswirkungen auf den Betrieb Ihrer Drucker und Scanner, und die damit verbundenen Kosten werden nun garantiert genauer unter die Lupe genommen.
Gemäss IDC verfügen KMUs oft nicht über genügend Reserven, um wirtschaftlich schwierige Zeiten überstehen zu können. Daher ist es für sie «unerlässlich, Technologie intelligent zu nutzen und den Fokus auf Effizienz, Kosteneinsparungen, Produktivität und Automatisierung zu legen, um die aktuellen wirtschaftlichen Turbulenzen zu meistern». Ausserdem stellte das Marktforschungsunternehmen fest, dass kleinere Unternehmen weniger Cloud-Technologien nutzen und stärker auf physische Dokumente und entsprechend auch auf Druckerangewiesen sind, was sie anfällig für Engpässe macht.
Wie können Unternehmen also beim Drucken, Kopieren und Scannen kosteneffizienter sein?
Zeit für eine Analyse Ihrer Druckkosten
Es besteht kein Zweifel daran, dass gedruckte Dokumente für die meisten Unternehmen nach wie vor sehr wichtig sind. Und daran wird sich wohl auch so schnell nichts ändern.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich nicht fragen sollten, ob Ihre Drucker, Scanner und Kopierer für die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer und das Unternehmen als Ganzes möglichst kostengünstig und effizient arbeiten.
Neben den anfänglichen Kosten für die Infrastruktur müssen auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner berücksichtigt werden. Mit diesem Wissen können Benutzerinnen und Benutzer zu einem kosteneffizienteren Verhalten bewegt werden, indem ihnen empfohlen wird, doppelseitig oder im Entwurfsmodus zu drucken.
Ausserdem stellt sich die Frage, ob Ihre Hardware so effizient ist, wie sie es sein könnte. Ältere Geräte liefern Ihnen möglicherweise nicht die für eine effektive Planung benötigten Informationen und bieten den Benutzerinnen und Benutzern nicht alle Funktionen, verschwenden aber gleichzeitig Ressourcen wie Strom und Verbrauchsmaterial.
Es macht also Sinn, ineffiziente, schwierig integrierbare Geräte durch moderne, kosteneffiziente, einfach integrierbare Drucker und Scanner zu ersetzen, die den Benutzerinnen und Benutzern alle Funktionen bieten, die sie brauchen.
Von den Daten zur Strategie
Dies bedeutet, dass Sie hinsichtlich Kostenmanagement und Effizienz einen strategischeren Ansatz verfolgen können. Sei dies durch die Umplatzierung von Geräten für eine effizientere Nutzung, durch die Automatisierung der Nachbestellung von Verbrauchsmaterial oder durch das Aufzeigen von verschwenderischen Aktivitäten wie der zu häufigen Nutzung von Farbdruck oder hoher Druckqualität.
Idealerweise können Sie den Zustand Ihrer Geräte überwachen, damit künftige Wartungs- oder Optimierungsarbeiten geplant werden können, um ernstere Probleme künftig zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Druckgeräte immer optimal funktionieren. In dem Zusammenhang können Managed Print Services durchaus von Vorteil sein. Diese umfassen Dienstleistungen, welche die Verwaltung der Drucker vereinfachen und die Kosten reduzieren. Ein spezialisierter Partner kann Ihr aktuelles Setup analysieren und Ihnen Verbesserungen vorschlagen, sowohl in Bezug auf die am besten geeigneten Geräte als auch in Bezug auf bessere Arbeitsabläufe für die Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen.
Er kann Ihnen ausserdem Empfehlungen abgeben zur Durchführung von Upgrades, Optimierungen und Reparaturen, damit Ihr Team sich auf wertschöpfendere Arbeiten konzentrieren kann. Die Spezialisten verfügen auch über fundierte Kenntnisse zu Themen wie Sicherheit oder Automatisierung von Geschäftsprozessen und wissen, wie Sie das Drucken in umfassendere Bemühungen um digitale Transformation und Produktivität einbinden können.
Letztendlich eröffnet MPS die Möglichkeit, dass Ihre Druck- und Scannerkosten zu einer vorhersehbaren Betriebsausgabe werden und nicht mehr als Investitionskosten gelten. Dies führt zu mehr Transparenz und ist angenehmer für Ihre Kolleginnen und Kollegen in der Finanzabteilung.
Die meisten Unternehmen werden in den kommenden Monaten mit wirtschaftlichem Gegenwind zu kämpfen haben. Wenn Sie Ihre Druckerstrategie jedoch jetzt umsetzen, können Sie zumindest in einem Bereich Ihres Unternehmens für mehr Gewissheit sorgen. Finden Sie hier heraus wie!
