Optimierung der IT-Beschaffung in einer hybriden Arbeitswelt

Um die Veränderungen zu verstehen, haben wir Mitarbeitende von KMUs in ganz Europa zu ihrer Erfahrung mit der Arbeit im Homeoffice vor und während der Pandemie befragt. Lesen Sie in unseren Blogartikeln zur Neuen Normalität und zur IT-Sicherheit, was unsere Umfrage noch ergeben hat.

Unsere Umfrage hat gezeigt, dass vor der Pandemie 58% der Befragten ihre ganze Arbeitszeit im Büro verbrachten und 36.5% entweder hybrid oder ausschliesslich im Homeoffice arbeiteten. Die Pandemie veränderte die Arbeitslandschaft enorm. Nur 21% arbeiteten im Büro, und die Zahl der Mitarbeitenden, die Vollzeit oder Teilzeit im Homeoffice arbeiteten verdoppelte sich auf 73%.

Diese neue hybride Arbeitswelt bereitet den für die Beschaffung verantwortlichen Personen Kopfzerbrechen: Wer ist zuständig für die Beschaffung, den Kauf, die Verwaltung und die Wartung der Geräte, welche die Mitarbeitenden benötigen, um effektiv und produktiv arbeiten zu können? Unsere Managed Print Services könnten Sie hierbei unterstützen.

Wer ist für die IT-Beschaffung zuständig?
Die EU-Rahmenvereinbarung über Telearbeit bietet nur wenig Klarheit. Sie besagt, dass Arbeitgeber für die Bereitstellung, Installation und Wartung der Geräte verantwortlich sind - es sei denn, die Mitarbeitenden verwenden ihre eigenen Geräte.  

Unsere Umfrage hat gezeigt, dass in ganz Europa über 80% der Arbeitnehmenden der Ansicht sind, dass ihr Arbeitgeber ihnen einen Drucker oder Scanner fürs Homeoffice zur Verfügung stellen sollte. Tatsächlich erhielten aber weniger als 25% der Befragten von ihrem Arbeitgeber eines dieser Geräte.

Drei Viertel der Mitarbeitenden, die von Zuhause aus arbeiten, gaben an, dass sie einen Drucker nutzten, den sie selbst vor oder während der Pandemie gekauft hätten. Und fast 60% verwendeten ihren eigenen Scanner. 

Dies führt dazu, dass sich die Unternehmen auf eine zufällige Auswahl von Geräten verlassen, die oft in aller Eile und ohne Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien beschafft wurden, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. 

Verwaltung der Gerätekäufe
Wenn Mitarbeitende ihre Geräte selbst kaufen und über die Homeoffice-Spesen abrechnen, besteht immer die Gefahr, dass sie nur das Minimum für die Erledigung Ihrer Arbeit ausgeben. Es wird aber auch Mitarbeitende geben - sowohl im Homeoffice als auch im Büro - die Geräte nutzen, die über die üblichen IT-Beschaffungskanäle erworben wurden.

In diesem Szenario könnte die Tatsache, dass einige Geräte für die Aufgabe besser geeignet sind als andere, zu einem Leistungsgefälle sowohl bei den Geräten als auch bei den Mitarbeitenden führen. 

Wenn sich Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten, ohne Rücksichtnahme auf die Beschaffungsrichtlinien ausrüsten, stellt sich auch die Frage, wer die Kosten trägt und den Überblick über Druckvolumen und Materialbestellungen behält. Der dezentrale Kauf von Geräten und Verbrauchsmaterial im Rahmen der Homeoffice-Spesen erhöht nicht nur den Verwaltungsaufwand eines Unternehmens, sondern auch die Kosten/Risiken, die durch Fehlfunktionen oder die Wartung der Geräte entstehen.

Wie also optimieren Unternehmen diesen Beschaffungsprozess?

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre IT-Beschaffung
Unternehmen müssen mehr denn je sorgfältig prüfen, welche Geräte ihre Mitarbeitenden verwenden, und überlegen, wie sie die Beschaffungsrichtlinien für Geräte für alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort gestalten. Dies ist besonders schwierig zu handhaben, wenn die Mitarbeitenden eine breite Palette von Privatgeräten nutzen. 

Um die Schwierigkeiten zu vermeiden, die sich ergeben, wenn Mitarbeitende ihre eigenen Geräte nutzen, würden wir eine strategische Beschaffungspolitik empfehlen. Diese ermöglicht es, alle Geräte aus der Ferne zu installieren, zu überwachen und zu verwalten. Wenn Sie sich aber davor fürchten, ihre Dokumentenmanagementprozesse zu dezentralisieren, dann haben wir die perfekte Lösung für Sie. 

Managed Print Services vereinfachen die IT-Beschaffung
Mit einem Managed Print Services (MPS)-Programm lässt sich die Beschaffung von Geräten für mehrere Standorte einfacher und kostengünstiger gestalten.

Anstatt zu versuchen, Budgets und Ressourcen für mehrere Standorte und eine Vielzahl von Geräten zu verwalten, sorgen MPS für Konsistenz und Transparenz, indem sie jeden Drucker in Ihrer Flotte unabhängig von seinem Standort überwachen und Ihre Druckinfrastruktur optimieren, um den besten Nutzen zu erzielen.

Darüber hinaus reduzieren MPS die Homeoffice-Spesen, indem sie auf automatische Verbrauchsmaterialwarnungen reagieren und Tintenpatronen versenden, wenn sie benötigt werden - sei es in Ihr Büro oder direkt an die Wohnadresse der Mitarbeitenden.

Entdecken Sie unsere MPS-Lösungen, um mehr darüber zu erfahren, wie Brother Managed Print Services Sie bei der Beschaffung, Verwaltung, Instandhaltung und Überwachung Ihrer Geräte unterstützen und Ihr Unternehmen in einer hybriden Arbeitswelt zum Erfolg führen kann.

Interessiert an weiteren Erkenntnissen unserer Umfrage? Laden Sie unsere Infografik "Die 5 Säulen des Arbeitens in der Neuen Normalität" herunter.

^{Quellen:
Brother Umfrage zur neuen Normalität - November 2021: Befragung von 936 Mitarbeitenden von KMUs in ganz Europa
Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz: «Regulierung der Telearbeit in Europa nach COVID-19» - 2021
Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz - «Telearbeit während der COVID-19-Pandemie: Risiken und Präventionsstrategien», Februar 2021 
Garrigues: «EUROPEAN EMPLOYMENT LAW UPDATE - FLEXIBILITY AND TELEWORKING - 2021 edition»}