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Comment la collaboration informatisée définira le bureau de l’après COVID-19

Le COVID-19 a entraîné d’immenses changements et suscité des défis informatiques auxquels les entreprises doivent faire face. Beaucoup d’entreprises ont été forcées de gérer une transition rapide vers le télétravail et de transformer les tâches de bureau habituelles en de nouveaux processus virtuels.

Cela leur a laissé le temps de réfléchir, et les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, ont réévalué leurs solutions numériques. Les employés, les décideurs et les services informatiques ont adapté leur approche, beaucoup d’entre eux travaillant de la maison sans les technologies de bureau, y compris l’accès à l’impression, d’une façon qu’ils n’auraient pas crue possible auparavant. Nous avons aussi aidé les espaces de bureaux à utiliser les étiqueteuses Brother pour imprimer des messages de santé et de sécurité très visibles pour le COVID-19.

Afin de favoriser la productivité et d’aider les entreprises à prospérer avec de nouvelles méthodes de travail, nous sommes convaincus que la collaboration numérique doit s’intensifier. Les services informatiques doivent montrer la voie en convainquant les employés et les dirigeants d’analyser leurs besoins liés au numérique et au télétravail et d’y répondre. 

Satisfaction «client»
Les employés agissent de plus en plus comme des clients des services informatiques plus que comme des collègues, ce qui signifie que les équipes informatiques doivent se soucier de la satisfaction «client». Cette vision est inédite pour certains services informatiques et exige qu’ils adaptent leurs compétences et développent une approche orientée client.

Il convient de peser ce que veulent les utilisateurs et ce dont ils ont besoin pour s’assurer que les solutions numériques mises en œuvre obtiennent les meilleurs résultats et restent dans le budget. Il faut tenir compte à la fois du service informatique, dont le rôle et les responsabilités évoluent continuellement, et de la pression sur les employés qui doivent s’adapter à de nouvelles façons de travailler. 

Bien sûr, de nombreuses complexités entrent en ligne de compte dans le développement des solutions, comme le recours accru au télétravail qui réduit les besoins d’impression sur site. Dans ce cas, la décentralisation des impressions évite que les utilisateurs ne se rassemblent autour d’une machine au bureau, ce qui permet de respecter la distanciation sociale, mais aussi d’améliorer la productivité du personnel. 

Les responsables informatiques auront toujours besoin de leur expertise pour déployer une technologie, mais une approche collaborative avec des méthodes telles que les enquêtes auprès du personnel, les sessions de brainstorming et les cours en ligne pourrait s’avérer le meilleur moyen de développer de nouvelles méthodes de travail et de futurs processus susceptibles de préserver la satisfaction et, surtout, la sécurité de tous. 

Les services informatiques et les employés sont-ils sur la même longueur d’onde?
Une étude1 menée avant le COVID-19 révèle que les responsables informatiques et les employés ont des points de vue contrastés sur les solutions numériques. Une divergence d’opinions qui pourrait s’être réduite pendant la pandémie.

Selon le rapport Quocirca Print 2025 phase deux commandé par Brother, 36% des employés de bureau pensaient que l’impression serait très importante ou assez importante pour leur activité d’ici 2025, contre 65% des responsables informatiques. 

Cette opinion pourrait avoir évolué au vu des événements récents, car il est possible que le personnel n’appréciait pas l’impression à sa juste valeur quand elle était facilement disponible. Travailler sans accès facile à des services d’impression a probablement fait comprendre au personnel son importance au bureau. Qu’il s’agisse d’archiver des documents importants, de les relire sur papier pour plus de commodité ou de les imprimer pour les avoir sous la main lors d’une réunion, l’impression est un outil important.

L’étude a également montré que les employés de bureau, à 62%, accordaient plus d’importance aux outils de collaboration tels que la messagerie instantanée, le partage d’écran et les audio/vidéoconférences, contre seulement 45% des responsables informatiques.  

Avec l’immense mutation que représente le télétravail, il est là aussi probable que l’opinion des équipes informatiques sur les outils de collaboration ait évolué, étant donné que les employés accordent de plus en plus d’importance aux outils en ligne. Ainsi, le service informatique doit coopérer avec les décideurs et appliquer les mesures les plus efficaces, éventuellement après avoir essayé différentes méthodes pour déterminer la mieux adaptée à l’entreprise. 

L’avenir de l’impression
Il faut s’attendre à ce que la vie au bureau telle que nous la connaissions change à jamais à l’issue de la pandémie, et il sera intéressant de voir comment les entreprises s’adapteront à la nouvelle normalité. 

Certains pensent que le télétravail se développera et que les réunions et conférences virtuelles remplaceront l’approche face-à-face traditionnelle dans certaines circonstances. À l’avenir, les entreprises choisiront peut-être de décentraliser les imprimantes ou même d’installer des imprimantes professionnelles dans les foyers des employés, une solution que Brother a récemment déployée pour quelques grandes entreprises et PME.

L’impression hyper-distribuée offre aux employés les mêmes avantages et fonctionnalités d’impression à la maison qu’au bureau tout en préservant le contrôle et les protocoles de gestion mis en place par l’entreprise.

Alors que le monde du travail change continuellement, les contours du bureau de demain sont plus incertains que jamais. Pourtant, il est indispensable que les services informatiques continuent d’échanger avec les employés et de travailler en collaboration numérique pour développer des solutions les plus économiques et efficaces possible pour l’entreprise, et qui répondent du mieux possible aux futurs besoins des équipes, notamment en matière de sécurité.

Savoir plus sur les solutions numériques

1 Rapport Quocirca Print 2025 phase deux commandé par Brother

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