Ce que le secteur juridique nous apprend sur la gestion sécurisée des documents
La vague de la transition numérique a longtemps plané sur les PME européennes, avec la menace de se laisser distancer pour ceux qui ne s’adaptent pas et n’adoptent pas les nouveaux processus numériques pour suivre le rythme de l’évolution du monde des affaires.
L'un des principaux facteurs qui entravent la modernisation des pratiques de travail a toujours été la dépendance des entreprises à l'égard des documents papier et des processus de saisie manuelle. Découvrez nos solution de numérisation de documents.
Mais ces deux dernières années, les cabinets d'avocats ont commencé à faire de plus en plus usage des solutions technologiques. Un rapport de l'université d’Oxford1, commandé par la Solicitors Regulation Authority (SRA) et publié en 2021, a constaté que les conséquences de la pandémie ont été «importantes», avec 51 % d’entreprises qui ont renforcé l'utilisation de la technologie «pour gérer ou exécuter le travail», 48 % pour interagir avec les clients, et 26 % pour attirer de nouveaux clients.
Nous examinons ici les défis auxquels les cabinets d'avocats ont été confrontés et les solutions qu'ils ont mises en œuvre pour instaurer des méthodes de travail plus productives et plus efficaces.
Accès aux documents depuis n’importe où
Imaginez un cabinet d'avocats typique. Il est presque impossible de ne pas visualiser des piles de papier et des étagères remplies de dossiers à côté des bureaux et des ordinateurs habituels.
Pouvoir accéder facilement à ces documents à tout moment est essentiel pour permettre aux professionnels de la justice de travailler efficacement. Avec les confinements et l’instauration du télétravail, garantir le même niveau d'accès à tous les membres d’une équipe est devenu une priorité du jour au lendemain.
Au sein du grand cabinet d'avocats britannique Weightmans, par exemple, 1 200 personnes sont passées d’un jour à l’autre du travail au bureau au télétravail. Pour rendre la transition aussi fluide que possible, le cabinet a conservé une équipe réduite au bureau pour numériser tous les documents.
Le processus a vu chaque document papier converti en fichier PDF et stocké dans le système de gestion des dossiers du cabinet sur le serveur. Cela a permis aux employés autorisés d'accéder facilement aux documents depuis n'importe quel lieu et d'assurer la continuité du service.
La numérisation n’est pas seulement une solution de fortune à un problème soudain auquel ont été confrontés les cabinets d’avocats: elle constitue une opportunité à long terme d’embrasser une véritable transformation avec des avantages tangibles.
Les réseaux créés pour faire face à la pandémie ont une durée de vie significative et permettent, dans le cadre d’un système d'archivage, de consulter de manière fiable des informations depuis n'importe quel endroit, sans perdre de temps à chercher les documents.
Des tâches qui exigeaient auparavant de nombreuses heures de travail du personnel administratif, comme la gestion documentaire pour de grands volumes de contrats de location ou la recherche de précédents pertinents dans des centaines de volumes de jurisprudence, peuvent désormais être accomplies rapidement, ce qui améliore la productivité globale des cabinets et réduit le temps consacré à l’administratif non facturé.
Pour les cabinets d'avocats, la numérisation qui leur permet d'accéder efficacement aux fichiers tout en travaillant à domicile ou au bureau, n'est qu'une partie de l'équation. Dans leur immense majorité, les informations traitées par les cabinets d’avocats sont confidentielles, de sorte que la sécurité et l'exactitude au sein des réseaux sont de la plus haute importance.
Les processus de numérisation manuelle laissent plus de place à l’erreur humaine, comme le mauvais positionnement des documents ou leur envoi à la mauvaise personne. Ce type d'erreurs peut avoir un coût significatif pour un cabinet et même entacher sa réputation. L'automatisation de la numérisation et la mise en œuvre de la gestion sécurisée des documents sont des solutions essentielles qui permettent de s'assurer que les documents numériques sont classés au bon endroit et qu'ils ne se tombent jamais entre de mauvaises mains.
Barcode Utility est l'une des premières étapes de la mise en place de la gestion sécurisée des documents au sein d'une entreprise. Cet utilitaire permet aux scanners de reconnaître le contenu de la page et à qui elle se rapporte, généralement à l’aide d’un code barres ou code QR sur la page.
Une fois que le document marqué est numérisé, il est automatiquement filtré et envoyé au destinataire prévu sur un réseau sécurisé, ce qui empêche toute interception et erreur.
Grâce à l'intelligence artificielle, une fois ces documents numérisés et étiquetés, ils font partie d'un flux de travail automatisé et sont stockés dans les archives ou la base de données appropriées, sans nécessiter d'affectation manuelle.
Cette adaptation à la façon dont les entreprises peuvent transférer des informations est de plus en plus recherchée et offre une opportunité inédite à de nombreuses entreprises pour lesquelles le transfert de documents doit être confidentiel, notamment dans les professions du droit et de la santé.
Outre la confidentialité, elle constitue également une approche préoptimisée de la rationalisation de l’activité. Une fois l'infrastructure mise en place, la modularité prend le relais, ce qui permet d'ajouter des voies supplémentaires vers de nouveaux points de contact, en s'adaptant aux besoins de l’entreprise, quelle que soit sa taille.
La gestion sécurisée des documents offre un double avantage aux entreprises. Elle procure une sécurité flexible avec le transfert précis des documents depuis n'importe quel emplacement, ce qui élimine le risque d'erreur humaine et garantit que c’est toujours la bonne personne qui accède aux bons documents. Ainsi, les documents sensibles n’arrivent plus sur le mauvais bureau.
Quelles sont les premières étapes de la mise en œuvre d'une solution de gestion sécurisée des documents?
Apporter des changements importants aux méthodes de travail au sein d'une entreprise peut parfois sembler une tâche insurmontable. Mais ce que le secteur juridique a prouvé, c’est que même si ces changements ont été provoqués par le chamboulement instantané de notre manière de travailler, ils continuent d’offrir des avantages incontestables à long terme.
Cependant, chaque entreprise est unique dans sa manière de fonctionner et cela signifie qu'il est essentiel de développer une solution sur mesure qui s'intègre de façon fluide à l'infrastructure existante d'une entreprise.
Travailler avec des partenaires technologiques qui ajoutent à l’expertise une compréhension profonde de chaque entreprise permet de créer une solution de gestion de documents efficace et adaptée.
Une solution de numérisation et de gestion des documents efficace et sécurisée permet non seulement aux entreprises de travailler de manière plus productive, mais elle leur donne également la souplesse nécessaire pour s'adapter rapidement et efficacement à toutes les méthodes de travail et les rend ainsi plus résilientes à long terme.
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Sources:
1. https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/
