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For Your Eyes Only: Mit Pull Printing vertrauliche Dokumente sicher ausdrucken

  • 6 Minuten Lesezeit

Betriebs- und Geschäftsdaten zählen zu den wichtigsten Wettbewerbsfaktoren. Vor dem Hintergrund zunehmender, immer zielgerichteter Cyberangriffe gibt es heutzutage deshalb kaum Unternehmen, die ihre kostbaren digitalen Daten nicht umfassend vor Attacken schützen. Dabei wird eines jedoch gerne übersehen: Informationen auf Papier. Drucker sind in den meisten Unternehmen unbewacht und frei zugänglich. Was unangenehme Konsequenzen haben kann – denn gerade Ausdrucke enthalten oft sensible, vertrauliche Informationen, die nicht für aller Augen bestimmt sind. Diese „analoge“ Sicherheits-Lücke lässt sich aber schnell und effektiv schliessen: Mit einer einfachen Print-Management-Lösung gehören unbewachte, vergessene Ausdrucke der Vergangenheit an.

Nur ein Klick – und schon sind die Unterlagen für die Mitarbeiterjahresgespräche, die aktuellsten Gehaltszahlen, vertrauliche Kundenverträge oder unternehmensinterne Umstrukturierungspläne ausgedruckt. Ein alltäglicher Vorgang, der Mitarbeitende aus der HR-, Finanz- oder Rechtsabteilung, die sensible Dokumente im Unternehmen drucken müssen, oft vor Herausforderungen stellt:

Selbst wenn sie unmittelbar nach Absenden des Print-Auftrags zum Abteilungsdrucker gehen, bekommen „unautorisierte“ Kollegen, die dort auf ihre eigenen Ausdrucke warten, Papiere zu Gesicht, die gar nicht für sie bestimmt sind. Noch heikler wird die Angelegenheit, wenn nach der Eingabe des Print-Befehls das Telefon klingelt, eine dringende E-Mail umgehend beantwortet oder eine wichtige Projektfrage im persönlichen Gespräch geklärt werden muss: Dann kann selbst der zuverlässigste Mitarbeiter den Druckauftrag einfach vergessen. Der vertrauliche Ausdruck liegt frei einseh- und zugreifbar im Ausgabefach des Druckers …

Eine zeitgemässe Print-Management-Lösung schafft hier wirksam Abhilfe: Ohne viel Aufwand gewährleistet sie die Sicherheit von vertraulichen Dokumenten und schützt vor unerlaubten Zugriffen auf Drucker, Scanner, Kopierer und E-Mail-Funktionen. Mittels Pull-Printing, bei dem eine Benutzer-Authentifizierung erforderlich ist, werden abteilungsübergreifend genutzte Unternehmens-Drucker und –Multifunktionsgeräte zum „Personal Printer“, bei dem sensible Ausdrucke gar nicht erst in unbefugte Hände fallen können. Angenehmer Nebeneffekt: Die erhöhte Sicherheit bei Druck-, Scan- und Kopier-Vorgängen führt automatisch zu voller Kontrolle und messbaren Einsparungen bei den Druckkosten.


Pull-Printing – Zug um Zug mehr Sicherheit

Beim Pull Printing müssen sich Benutzer identifizieren, um Drucken, Scannen, Kopieren und E-Mail-Funktionen nutzen zu können. Dokumente, die z. B. gedruckt werden sollen, werden vom PC direkt an den Druckerserver übermittelt. Dabei greift bereits die erste Sicherheitsmassnahme: Die Datenübermittlung erfolgt in verschlüsselter Form und kann auf diese Weise nicht über das Netzwerk abgefangen werden. Auf dem Server verbleiben die Druckdaten so lange sicher, bis „ihr Eigentümer“ zum Drucker geht und sich via persönlichem PIN-Code oder Berechtigungskarte direkt am Ausgabegerät anmeldet und die zu druckenden Dokumente auswählt. Erst dann „zieht“ die Pull Printing Lösung die Daten vom Druckerserver und transportiert sie in Form von Ausdrucken – im Beisein des Benutzers – ins Ausgabefach des Druckers. Übrigens – vergessene Druckaufträge werden nach einem vordefinierten Zeitraum vom Druckerserver gelöscht.

Auch beim Scannen schützt die „Anmeldepflicht“ des Pull Printing Verfahrens vor unberechtigtem Zugriff: Erst nach der erfolgreichen Authentifizierung mit Code oder Karte scannt das Multifunktionsgerät die Daten direkt in den persönlichen Ordner des Mitarbeiters oder schickt sie ohne Umwege an seine E-Mail-Adresse.

Doch die Pull Printing Funktion ist nicht nur abteilungsübergreifend die angemessene Lösung für sicheres Drucken, Scannen und Kopieren. Auch verschiedene Standorte eines Unternehmens lassen sich problemlos in das Sicherheitsnetz des Pull Printings integrieren: Angemeldete Mitarbeiter schicken vertrauliche Dokumente, die sie bei einem Termin in einer anderen Unternehmens-Niederlassung benötigen, auf den Druckerserver und drucken sie nach ihrer Ankunft direkt vor Ort an einem Netzwerkdrucker aus. Der Transport von sensiblen Informationen bleibt ihnen damit erspart.

Vorteile auf jeder Unternehmensebene
Pull Printing stellt sicher, dass nichts ohne Verifizierung des jeweiligen Benutzers gedruckt wird – und damit auch keine sensiblen Ausdrucke mehr frei zugänglich für jeden im Ausgabefach des Druckers auf ihre Abholung warten. Damit werden aber nicht nur Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität im Druckerraum des Unternehmens  gesteigert: Pull Printing vereint die bis dato widersprüchlichen Ziele „Druckkosten-Einsparung“ und „höchste Drucker-Verfügbarkeit“ so effizient, dass die Vorteile sich in allen relevanten Unternehmensbereiche äusserst positiv bemerkbar machen.

Mehr Flexibilität für das Team

Pull Printing erspart Mitarbeitern unmittelbar nach dem Starten des Print-Jobs den Sprint zum Drucker, um ihre nicht öffentlichen Ausdrucke sofort abzuholen und damit vor allzu neugierigen Blicken zu schützen. Stattdessen können sie den Netzwerkdrucker wählen, der für ihren Druckauftrag am besten geeignet ist oder ihrem Schreibtisch einfach am nächsten liegt. Die zeitraubende Suche nach den eigenen Ausdrucken in Stapeln vergessener Seiten oder das versehentliche Mitnehmen von „Fremdausdrucken“ ist passé – dank Authentifizierung druckt jeder Mitarbeiter genau zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Printer.

Mehr Kontrolle für die IT-Abteilung
Pull Printing Lösungen sind mit einer Reihe effizienter Verwaltungstools ausgestattet, die es der IT Abteilung einfach machen, den Druckerfuhrpark im Unternehmen zu standardisieren. Sämtliche Unternehmensdrucker können zentral verwaltet, der Aufwand für Support und Wartung spürbar gesenkt werden. IT-Manager erkennen und beheben jedoch nicht nur Fehler bei Druckern im System schneller. Individuell können Sie jedem Benutzer auch bestimmte Druckkontingente zuweisen – also festlegen, wie viele Seiten am Tag ein Benutzer ausdrucken darf oder welche Kopier- und Scan-Funktionen für welchen Mitarbeiter wirklich sinnvoll sind. So wird beispielsweise wirksam vermieden, dass Informationen, die online zur Verfügung stehen, unnötig ausgedruckt werden.

Mehr Kostensicherheit für Einkauf und Controlling
Das Controlling bzw. der Einkauf hat dank der smarten Print Control Software jederzeit Einsicht in die Druck-, Scan- und Kopier-Aktivitäten von Abteilungen und einzelnen Benutzern im Unternehmen. Interne und externe Kosten können damit exakt zugewiesen und im Einklang mit den Unternehmensleitlinien kontrolliert werden. Über ihre Berichtsfunktionen zeigt die Software Mitarbeitern und Entscheidern im Einkauf bzw. Controlling auch an, welche Drucker die gestiegenen Leistungsanforderungen einer Abteilung nicht mehr erfüllen können und in absehbarer Zeit durch neue technologische Innovationen ersetzt werden müssen. Betriebskosten für Drucker und Druckservices werden damit zu einer Größe mit höchster Planungssicherheit und Einsparpotenzial, das zielgerichtet ausgeschöpft werden kann.

Umwelt und Image
Weniger Papierverbrauch, keine Verschwendung von Toner oder Tinte – Pull Printing Funktionen können, je nach Unternehmensanforderung, die Gesamtdruck-Kosten um 15% bis 40% senken. Dabei kommt die Reduktion von Verbrauchsmaterialien für Drucker und Multifunktionsgeräte sowohl dem Unternehmen als auch der Umwelt zugute. Sie beweist, dass optimierte, leistungsstarke Geschäftsprozesse in der Praxis auch durchaus ressourcenschonend und im Einklang mit der Umwelt gestaltet werden können. Dieses Verantwortungsbewusstsein gegenüber kommenden Generationen trägt nachhaltig zum guten Ruf und positiven Image eines Unternehmens bei.

Der erfolgreiche Start mit Pull Printing:
Für das sichere Drucken von vertraulichen Dokumenten sind ein Server sowie die entsprechende Software erforderlich. „FindMe“ von Papercut sowie „b-guard“ von Brother sind beispielsweise zwei Lösungen, die unabhängig vom Fabrikat der im Unternehmen verwendeten Drucker funktionieren.

Für die Authentifizierung am Drucker bzw. Multifunktionsgerät stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: Eventuell gibt es im Unternehmen bereits Geräte, die mit einem Kartenleser ausgestattet sind. Falls dies nicht oder nur zum Teil der Fall ist, lassen sich die Geräte problemlos mit einem Kartenleser nachrüsten. Für verschiedene Kartentypen stehen verschiedene Kartenleser zur Auswahl, die von Mifare, HID, EM, Indalla oder Magnetstreifen mit allen gängigen oder bereits im Unternehmen verwendeten Identifizierungs-Technologien kompatibel sind.

Sind die Drucker mit der Benutzer-Authentifizierung der Wahl ausgestattet, werden sie via Netzwerk auf dem Server installiert. Ein Treiber an jedem Mitarbeiterplatz greift auf den Print-Server zu und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Dokumente an jedem zur Verfügung stehenden Printer im Unternehmen ausdrucken und abholen kann. Software-seitig werden die Drucker anschliessend konfiguriert und die Konten der Mitarbeiter integriert. Dies funktioniert bei Microsoft Windows Konten meist automatisch und gänzlich ohne manuellen Aufwand. Schon kann Pull Printing flächendeckend im Unternehmen gestartet und vertrauliche Dokumente vom Desktop-PC sowie von mobilen Endgeräten aus sicher ausgedruckt werden.

Fazit:
Unternehmen profitieren von einer Print-Management-Software mit Pull Printing Funktion auf ganzer Linie: Vertrauliche Dokumente geraten dank obligatorischer Benutzer-Authentifzierung niemals in falsche Hände, die Druckerflotte wird effektiv konsolidiert, Druckkosten werden effizient reduziert. Nicht zuletzt belohnen Kunden, die ihre Verträge, Informationen und Daten zu jeder Zeit in sichersten Händen wissen, mit noch mehr Vertrauen und Loyalität.

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