Weshalb Unternehmen immer weniger A3-Drucker verwenden

Diese haben ebenfalls einen enormen Wandel durchgemacht – aus schweren Apparaten wurden extrem effiziente und anpassungsfähige, kleine Geräte.

Effizienz wird heute grossgeschrieben. Die Welt befindet sich mitten in einer wirtschaftlichen Krise; zu den grossen Herausforderungen gehören ökologische und soziale Risiken, die unsichere geopolitische Lage und natürlich der unaufhaltbare digitale Wandel, von dem jede einzelne Person in allen Branchen betroffen ist. Unternehmen, die früher nach kostengünstigen und effizienten Geräten Ausschau hielten, müssen nun auch Faktoren wie Nachhaltigkeit, das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden sowie das neue und sich ändernde Umfeld berücksichtigen, wenn sie sicherstellen möchten, dass sich das, wofür sie sich entscheiden, langfristig bewährt, und dass ihre Geschäfte zielführend und gewinnbringend bleiben.       

Auch die Büros, wie wir sie kennen, verändern sich, und es findet eine Rationalisierung im Hinblick auf den zur Verfügung stehenden Raum und die verschiedenen vor Ort eingesetzten technischen Geräte statt. Das Büro ist nicht mehr der zentrale Arbeitsort, an dem alle Mitarbeitenden an 5 Tagen pro Woche zusammenkommen. Stattdessen etabliert sich mit dem dezentralen Arbeiten immer mehr ein neues Modell. Die Arbeitskräfte gehen heute von der Möglichkeit aus, flexibel oder sogar vollständig ortsunabhängig arbeiten zu können. Dadurch, dass sie vermehrt im Homeoffice arbeiten, reduziert sich der Bedarf an physischen Arbeitsplätzen und technischen Geräten am Firmensitz. Heute arbeiten Mitarbeitende anstatt mit Desktop-PCs mit Laptops, nutzen das Handy anstelle eines Festnetzanschlusses und verwenden kleinere Drucker, die von überall aus bedient werden können.       
Da sich auch unsere Arbeitsweise verändert und wir zunehmend in kleinen, geografisch verteilten Gruppen arbeiten, müssen Druck- und Scanlösungen optimiert werden, damit im Hinblick auf den Standort und die Qualität ein optimaler Service angeboten werden kann.       

Laser und Multifunktion – kleiner, aber effizienter 
Wie wir bereits festgestellt haben, bedeutet gross nicht besser. Weshalb verwenden Unternehmen also nach wie vor zentralisierte, für viele Nutzerinnen und Nutzer konzipierte Geräte, während sich die Büros leeren und die Mitarbeitenden sich auf diverse Standorte verteilen? Der traditionelle «Druckerraum» (oder ein Raum pro Stockwerk in Grossunternehmen) mit einem oder mehreren grossen Druckern gehört schon bald der Vergangenheit an; auch hier sollte eine Rationalisierung stattfinden.      

Grosse, zentral installierte Geräte erfüllten ihren Zweck, solange die Druckvolumen hoch und die Büros gefüllt waren. Die Gesamtbetriebskosten waren dann günstig, doch heute, da in den meisten Betrieben weniger gedruckt wird, ist es kosteneffizienter, in kompakte A4-Geräte zu investieren, die vor allem zum Drucken und Scannen genutzt werden – auch wenn der Seitenpreis etwas höher ist. Diese kleineren, effizienteren Geräte befinden sich unabhängig vom Arbeitsort viel näher bei den Mitarbeitenden und tragen dazu bei, die täglichen Druck- oder Scan-Bedürfnisse energiesparend, kostengünstig und in hoher Qualität zu erfüllen.  

Die neuen postpandemischen Drucker 
Von den drei Hauptbereichen, in die Unternehmen in den kommenden Jahren investieren möchten, haben gemäss einer Savanta-Studie  zwei einen Technik-Bezug: Software und Hardware. Und in diesem Zusammenhang rechnet man damit, dass die Ausgaben für Drucker von der neuen Budgetplanung besonders betroffen sind. 

Auch wenn in den Büros weniger gedruckt wird, braucht es dort immer noch eine ausreichende Anzahl Drucker – vielleicht nicht mehr so viele für hochvolumiges Drucken wie noch vor einigen Jahren, dafür aber solche mit erweiterten Funktionen wie Scannen zum Digitalisieren wichtiger Dokumente. Dadurch können nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Sicherheitsmassnahmen unterstützt werden, wenn immer mehr Mitarbeitende ausserhalb des Büros arbeiten.        

Ebenfalls von grosser Bedeutung sind die Cybersicherheit sowie der Aspekt, dass die Nutzung eines Gerätes flexibel und überall sicher sein sollte. Der Drucker ist immer noch ein IoT-Gerät (Internet of Things), das mit einer Kabel- oder WiFi-Verbindung verwendet wird und nicht immer sicher ist, sodass sich ein geschickter Hacker relativ einfach Zugang dazu verschaffen kann. Oft werden über Drucker vertrauliche Informationen übertragen, die auch Diebstahl und Sicherheitslücken zum Opfer fallen können. Die vielen Druckstandorte, welche das dezentrale Arbeiten mit sich bringt, bergen also erhöhte Risiken, derer sich die Unternehmen bewusst sein sollten. 

Drucker sollten folglich wie Laptops behandelt und durch das firmeneigene IT-Netzwerk kontrolliert werden, damit eine entsprechende Überwachung und Unterstützung möglich sind. So ist nicht nur für ihre Sicherheit gesorgt, sondern es wird sichergestellt, dass IT-Teams die Nutzung überwachen, die Kosten kontrollieren und überdies bei Bedarf  Unterstützung bieten können. IT-Teams sollten ebenfalls dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden über die geeignete Ausrüstung verfügen, um ortsunabhängig arbeiten zu können. Die Verschiebung hin zu hybriden Arbeitsmodellen macht deutlich, dass A4-Multifunktionsgeräte die beste Wahl sind, und die Verkaufszahlen bestätigen dies. Mit der Pandemie sanken die Verkäufe von A3-Geräten rapide, doch gemäss Gfk verzeichnen Drucker weiterhin ein konstantes Umsatzwachstum, was auf ebendiese Notwendigkeit für Anpassungen hinweist.       

Unternehmen sind sich bewusst, dass sie ihre Mitarbeitenden mit den notwendigen Tools ausstatten müssen, und zwar unter Berücksichtigung von Aspekten wie Flexibilität, Sicherheit und Kostenanpassungen. Effizienz muss nun grossgeschrieben werden.    

Wenn Sie sich fragen, ob Ihr Unternehmen noch A3-Geräte benötigt, nehmen Sie noch heute Kontakt mit einem Spezialisten auf oder lesen Sie hier mehr darüber, wie Ihr Unternehmen von der Dezentralisierung profitieren kann.

Quelle: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (Oktober 2020) – 1’001 UK Unternehmen in GB