Rien que pour vos yeux: impression sécurisée des documents confidentiels grâce à l’impression à la demande
Les données commerciales et d’exploitation font partie des principaux facteurs de compétitivité. Face à la hausse des cyberattaques toujours plus ciblées, rares sont aujourd’hui les entreprises qui ne protègent pas leurs précieuses données numériques contre les attaques. Mais elles oublient souvent un paramètre: les informations sur papier. Dans la plupart des entreprises, les imprimantes sont en libre accès et sans surveillance. Ce qui peut avoir des conséquences indésirables, car ce sont justement les impressions qui contiennent souvent des informations sensibles ou confidentielles. Mais il existe un moyen rapide et efficace de combler cette faille de sécurité «analogique»: avec une simple solution de gestion des impressions, finies les impressions oubliées ou laissées sans surveillance.
Un clic suffit pour imprimer les documents pour les entretiens annuels avec les collaborateurs, les derniers chiffres des salaires, des contrats client confidentiels ou des plans de restructuration interne. Un dilemme quotidien pour les collaborateurs des services RH, financier ou juridique des entreprises qui doivent imprimer des documents sensibles:
Même s’ils se rendent immédiatement vers l’imprimante après avoir envoyé la commande d'impression, des collègues «non autorisés» qui se trouvent déjà là à attendre leurs propres impressions voient passer des papiers qui ne leur sont pas du tout destinés. La situation est encore plus délicate quand, juste après l’envoi de la commande d’impression, le téléphone sonne, un e-mail urgent exige une réponse immédiate ou un aspect important du projet doit être discuté au cours d’un entretien individuel. Dans ce cas, même les collaborateurs les plus fiables peuvent tout simplement oublier leur commande d’impression. Et l’impression confidentielle reste alors dans le bac de sortie de l’imprimante, aux yeux de tous…
Une solution de gestion des impressions moderne s’avère ici une aide efficace. Elle garantit à peu de frais la sécurité des documents confidentiels et protège les imprimantes, les scanners, les copieurs et les fonctions e-mail contre tout accès non autorisé. Grâce à l’impression à la demande, qui exige une authentification de l’utilisateur, les imprimantes et appareils multifonction utilisés par plusieurs services deviennent des «imprimantes personnelles» avec lesquelles les impressions sensibles ne peuvent plus atterrir dans des mains non autorisées. Agréable conséquence: la sécurité accrue des procédures d’impression, de numérisation et de copie entraîne automatiquement une parfaite maîtrise et des économies tangibles sur les coûts d’impression.
L’impression à la demande pour renforcer la sécurité pas à pas
Avec l’impression à la demande, les utilisateurs doivent s’identifier pour pouvoir imprimer, numériser, copier et utiliser les fonctions e-mail. Les documents à imprimer sont envoyés directement de l’ordinateur au serveur d’impression. C’est là qu’intervient la première mesure de sécurité: les données sont chiffrées pour la transmission, ce qui évite leur interception sur le réseau. Les données restent sur le serveur jusqu’à ce que leur «propriétaire» s’approche de l’imprimante, s’identifie sur l’appareil à l’aide de son code PIN personnel ou de son badge et sélectionne les documents à imprimer. C’est alors seulement que la solution d’impression à la demande «tire» les données du serveur d’impression et les achemine vers le bac de sortie de l’imprimante sous la forme d’impressions, en présence de l’utilisateur. Par ailleurs, les commandes d’impression oubliées sont supprimées du serveur au bout d’un délai prédéfini.
Pour la numérisation aussi, l’obligation d’identification du procédé d’impression à la demande protège contre les accès non autorisés: ce n’est qu’après l’authentification réussie à l’aide d’un code ou d’une carte que l’appareil multifonction numérise les données directement dans le dossier personnel du collaborateur ou les envoie à son adresse e-mail.
Mais il n’y pas qu’entre les services que la fonction d’impression à la demande est une solution appropriée pour une impression, une numérisation et une copie sûres. Les différents sites d’une entreprise peuvent eux aussi être intégrés facilement au réseau de sécurité de l’impression à la demande. Les collaborateurs connectés envoient vers le serveur d’impression les documents confidentiels dont ils ont besoin pour une réunion sur un autre site de l’entreprise, puis les impriment directement sur place sur une imprimante réseau à leur arrivée. Ceci leur évite de transporter des informations sensibles.
Des avantages à tous les niveaux de l’entreprise
L’impression à la demande garantit que rien ne soit imprimé sans vérification de l’utilisateur, et donc qu’aucun document sensible ne reste en libre accès dans le bac de sortie de l’imprimante. Mais il n’y a pas que la sécurité, le contrôle et la flexibilité qui sont ainsi améliorés dans la salle d’impression. L’impression à la demande réunit désormais des objectifs autrefois considérés comme contradictoires: réduire les coûts d'impression et augmenter la disponibilité des imprimantes. Si bien que ses avantages ont un impact extrêmement positif et visible dans tous les services de l’entreprise.
Plus de flexibilité pour l’équipe
L’impression à la demande évite aux collaborateurs de se ruer vers l’imprimante juste après avoir lancé la commande d'impression pour récupérer immédiatement leurs impressions confidentielles et les protéger des regards indiscrets. Au contraire, ils peuvent choisir l’imprimante réseau la mieux adaptée à leur commande d’impression ou la plus proche de leur bureau. Plus besoin de perdre du temps à chercher ses impressions dans des piles de pages oubliées ou en emportant par erreur les impressions d’autrui: grâce à l’authentification, chaque collaborateur imprime juste au bon moment, sur la bonne imprimante.
Plus de contrôle pour le service informatique
Les solutions d’impression à la demande sont dotées d’une série d’outils d’administration efficaces qui permettent aux services informatiques de standardiser facilement le parc d’imprimantes de l’entreprise. Toutes les imprimantes de l’entreprise peuvent être gérées centralement, ce qui diminue considérablement les besoins d’assistance et de maintenance. Les gestionnaires informatiques ne se contentent pas d’identifier et de corriger plus rapidement les erreurs d’impression dans le système. Ils peuvent aussi attribuer à chaque utilisateur un quota individuel d’impressions, c’est-à-dire déterminer le nombre de pages qu’un utilisateur peut imprimer par jour ou les fonctions de copie et de numérisation qui sont vraiment utiles pour les différents collaborateurs. Ceci permet par exemple d’éviter que des informations disponibles en ligne soient imprimées inutilement.
Des coûts mieux maîtrisés pour les achats et le contrôle de gestion
Grâce au logiciel intelligent Print Control, le contrôle de gestion et les achats peuvent à tout moment suivre les activités d’impression, de numérisation et de copie des différents services et collaborateurs de l’entreprise. Ceci permet d’imputer avec précision les coûts internes et externes et de les contrôler conformément aux directives de l’entreprise. Grâce à leurs fonctions de reporting, le logiciel montre aux collaborateurs et aux décisionnaires des achats et du contrôle de gestion quelles imprimantes ne répondent plus aux exigences accrues d’un service et doivent être prochainement remplacées par les dernières innovations technologiques. Les coûts d’exploitation des imprimantes et des services d’impression deviennent ainsi une grandeur qui offre une grande prévisibilité et un potentiel d’économies à exploiter de façon ciblée.
Environnement et image
Moins de consommation de papier, pas de gaspillage de toner ou d’encre – les fonctions d’impression à la demande peuvent, selon les exigences de l’entreprise, réduire les coûts totaux d’impression de 15 % à 40 %. De plus, la réduction des consommables des imprimantes et appareils multifonction est bénéfique tant pour l’entreprise que pour l’environnement. Elle prouve que des processus opérationnels optimisés et performants peuvent parfaitement préserver les ressources et l’environnement. Cette conscience de la responsabilité vis-à-vis des générations futures contribue durablement à la bonne réputation et à l’image positive d’une entreprise.
Bien démarrer avec l’impression à la demande
Pour imprimer des documents confidentiels en toute sécurité, un serveur et le logiciel correspondant sont indispensables. FindMe de Papercut et b-guard de Brother sont deux exemples de solutions qui fonctionnent indépendamment de la marque des imprimantes utilisées dans l’entreprise.
Il existe plusieurs possibilités pour l’authentification sur l’imprimante ou l’appareil multifonction. Il se peut que certains appareils de l’entreprise soient déjà équipés d’un lecteur de cartes. Si ce n’est pas le cas, il est facile d’ajouter un lecteur de cartes aux appareils. Vous avez le choix entre différents lecteurs de cartes pour différents types de carte tels que Mifare, HID, EM, Indalla ou les bandes magnétiques, qui sont compatibles avec toutes les technologies d’identification courantes ou déjà utilisées dans l’entreprise.
Une fois les imprimantes équipées de l’authentification des utilisateurs, elles sont installées sur le serveur via le réseau. Un pilote installé sur chaque poste de travail accède au serveur d’impression et permet à chaque utilisateur d’imprimer et de récupérer ses documents sur n’importe laquelle des imprimantes disponibles dans l’entreprise. Le logiciel des imprimantes est ensuite configuré et les comptes des collaborateurs sont intégrés. Pour les comptes Microsoft Windows, l’opération est généralement automatique et ne requiert aucune intervention manuelle. L’impression à la demande peut alors commencer à être utilisée dans toute l’entreprise pour imprimer en toute sécurité des documents confidentiels depuis un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
En bref:
Les entreprises bénéficient d’un logiciel de gestion des impressions avec une fonction d’impression à la demande complète: grâce à l’authentification obligatoire des utilisateurs, les documents confidentiels ne tombent jamais en de mauvaises mains, le parc d’imprimantes est consolidé et les coûts d’impression diminuent. Et en prime, les clients, sachant leurs contrats, informations et données en sécurité à tout moment, les récompensent par encore plus de confiance et de fidélité.
