Smarter drucken: Managed Print Services für Kleinunternehmen
Wie mit MPS die Druckkosten gesenkt und Zeit gespart werden kann
Managed Print Services sind nicht nur etwas für Grossunternehmen. Auch für kleinere Firmen, die das Drucken vereinfachen möchten und weniger Zeit mit der Bestellung von Verbrauchsmaterial, der Reparatur von Druckern und der Suche nach der richtigen Technologie verbringen möchten, kann MPS die ideale Lösung sein. Unternehmen können dabei zwischen verschiedenen Optionen mit festen Kosten oder Abrechnung nach Aufwand wählen, was das Geld sparen vereinfacht.
In diesem Leitfaden haben wir einige der wichtigsten Fragen beantwortet, die uns Kleinunternehmen zum Thema Managed Print Services gestellt haben.
Was sind Managed Print Services?
Managed Print Services umfassen Dienstleistungen, welche die Verwaltung der Drucker vereinfachen, z.T. sogar automatisieren und die Kosten reduzieren. Unternehmen bezahlen entweder jedes Quartal einen niedrigen Betrag, der das Verbrauchsmaterial und die laufende Wartung beinhaltet, oder sie bezahlen einen Preis pro gedruckte Seite. Anstatt also Tonerkartuschen oder Tintenpatronen zu kaufen – was oft zu grossen Anschaffungs- und Betriebskosten führt – können sich Kleinunternehmen mit dieser Lösung auf regelmässige, vorhersehbare Kosten verlassen, die alles abdecken, was sie brauchen.
Was ist durch einen typischen MPS-Vertrag abgedeckt?
Bei der Wahl eines Druckers müssen Kleinunternehmen viele verschiedene Elemente berücksichtigen. So zum Beispiel die Art des Geräts, die Technologie, die Geschwindigkeit, die Kosten für das Verbrauchsmaterial, den angebotenen technischen Support sowie Funktionen wie Papiereinzug, Konnektivität und vieles mehr. MPS nimmt den Kleinunternehmen viele dieser Entscheidungen ab und sorgt dafür, dass sie die für ihre spezifischen Bedürfnisse benötigte Hardware und den entsprechenden Support erhalten.
MPS-Verträge für kleine Unternehmen können Folgendes umfassen:
- Festpreis oder Zahlung nach Aufwand
- Beratung zur richtigen Technologie und dem richtigen Service basierend auf einer detaillierten Bedarfsanalyse
- Druckgeräte entsprechend den Anforderungen des Unternehmens
- Vor-Ort-Garantie und laufende Wartung
- Automatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterial
Sind Managed Print Services das Richtige für mich?
Sind MPS nur etwas für Grossunternehmen?
MPS ist kein neues Phänomen für grössere Unternehmen, die über viele Ressourcen verfügen und aufgrund der grossen Anzahl von Mitarbeitenden leistungsstarke Geräte sowie einen erstklassigen Support benötigen. Auch kleine Firmen, die ein bis zehn Geräte (oder mehr) benötigen, können von MPS profitieren.
Immer mehr Kleinunternehmen erkennen die Vorteile von MPS. Hemmnisse wie hohe Druckvolumen gibt es nicht mehr. Die heutigen MPS-Verträge können auf die Bedürfnisse aller Arten von Unternehmen abgestimmt werden – von kleinen Büros mit drei oder vier Angestellten bis hin zu Organisationen mit Dutzenden von Mitarbeitenden.
Welche Arten von MPS-Verträgen sind verfügbar?
Es gibt viele verschiedene Arten von MPS-Verträgen. Die zwei beliebtesten sind Festpreis und Zahlung nach Aufwand.
Mit der Zahlung nach Aufwand beziehungsweise dem Preis pro Seite können Unternehmen sicherstellen, dass sie nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich drucken. In vielen Kleinunternehmen kann das Druckvolumen stark schwanken. Ein Vertrag mit Bezahlung nach Aufwand sorgt dafür, dass Unternehmen nur für das aufkommen müssen, was sie benötigen. Die Lieferung von Tinte und Toner ist dabei direkt an das Druckvolumen gekoppelt.
Für Unternehmen, die ihre aktuellen und künftigen Druckvolumen gut einschätzen können, könnte aber auch ein Vertrag mit Festpreis die beste Option sein. Bei dieser Option bezahlt ein Unternehmen jeden Monat denselben Betrag, was die Budgetplanung vereinfacht.
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Lohnen sich Managed Print Services?
Für viele Unternehmen sind die Kosten der wichtigste Grund, weshalb sie sich für MPS entscheiden. Denn in den meisten Fällen spart das Unternehmen damit Geld. Tiefe laufende Kosten und die Flexibilität bei den Zahlungsplänen helfen Unternehmen ausserdem dabei, ihre Ausgaben zu verwalten, und dank der automatischen Nachlieferung von Tinte und Toner muss kein Verbrauchsmaterial mehr gelagert werden.
Dank MPS ist auch die Produktivität in Unternehmen nicht mehr gefährdet. Ausfallzeiten aufgrund von fehlendem Verbrauchsmaterial können kostspielig sein. Mit einem MPS-Vertrag ist sichergestellt, dass die Drucker jederzeit einsatzbereit sind und entsprechend wertvolle Zeit und Ressourcen eingespart werden können.
Die Vorteile von MPS
Neben der Einsparung von Zeit und Kosten bieten MPS kleinen Firmen weitere Vorteile: von der verbesserten Sicherheit über die Steigerung der Produktivität bis hin zur Senkung der Umweltbelastung. Entsprechend entscheiden sich viele Kleinunternehmen für diese Lösung, um ihre Prozesse zu optimieren und die Belastungen des Arbeitsalltags zu verringern.
Sind Managed Print Services umweltfreundlich?
Ja, sind sie. Die Entsorgung alter Geräte kann mühsam sein. Dank MPS lässt sich dies vermeiden. Sobald ein Drucker ersetzt werden muss, wird sich Ihr Druckpartner darum kümmern. Ausserdem ist mit einem MPS-Vertrag sichergestellt, dass Drucker gut gewartet werden, wodurch sich die Lebensdauer der Geräte verlängert.
Darüber hinaus sind MPS-Verträge in der Regel mit einer kostenlosen Rückgabegarantie für Verbrauchsmaterialien verbunden. Das bedeutet, dass kleine Unternehmen gebrauchte Tonerkartuschen und Tintenpatronen gratis zurücksenden und diese dann recycelt oder wiederaufbereitet werden.
Kann Brother mir mit MPS weiterhelfen?
Natürlich, gerne. Brother bietet eine Reihe an MPS-Optionen für Unternehmen jeder Grösse. Für weitere Informationen stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten gerne zur Verfügung.
