Pourquoi les entreprises abandonnent l'impression A3.

Les imprimantes ont également connu des transformations considérables, passant de machines lourdes à des appareils très efficaces et adaptables.

Voici venu le temps de gagner en efficacité. En pleine crise économique, le monde fait face à des risques environnementaux et sociaux, à un tableau géopolitique incertain et, bien sûr, à l’inéluctable transformation numérique qui nous affecte tous, dans tous les secteurs. Les entreprises qui ont par le passé adopté des équipements à coût réduit doivent désormais tenir compte de la durabilité, du bien-être de leur personnel et d’un contexte nouveau et changeant, et s'assurer que leurs choix résistent à l’épreuve du temps et que leurs activités continuent d'être productives et rentables. 

Les bureaux tels que nous les connaissons sont également en train de changer: les espaces et les divers équipements technologiques qui y sont utilisés se rationalisent. Ce ne sont plus des espaces de travail centraux où tous les employés convergent 5 jours par semaine. Une approche plus décentralisée est en train de prendre le dessus. Les travailleurs comptent désormais sur la flexibilité au travail, voire sur le télétravail intégral. Les employés travaillent de plus en plus depuis leur domicile, ce qui réduit le nombre de postes physiques et d’équipements technologiques nécessaires au siège de l'entreprise. Le personnel utilise à présent des ordinateurs portables plutôt que des PC de bureau, des téléphones portables plutôt que des lignes fixes, et des imprimantes plus petites qui fonctionnent n’importe où, conformément aux nouveaux besoins.

Et comme notre façon de travailler évolue également – travail en petits groupes géographiquement dispersés – les solutions d’impression ou de numérisation doivent être optimisées pour offrir un service impeccable en termes de localisation et de qualité.

Laser et multifonction, plus petites mais plus efficaces
Comme indiqué précédemment, un appareil plus grand n’est pas forcément meilleur. Pourquoi les entreprises continuent-elles d'utiliser des équipements centralisés conçus pour de nombreux utilisateurs alors que les bureaux sont vides et que les employés sont dispersés dans des lieux différents? Les configurations classiques de type «salle des imprimantes» avec une ou plusieurs grandes imprimantes (parfois une salle par étage dans les grandes entreprises) tendent à disparaître ou à être rationalisées.

Les grands appareils centralisés convenaient bien aux volumes d'impression élevés et aux bureaux remplis de travailleurs. Le coût total de possession était alors favorable, mais maintenant que les volumes d'impression sont en baisse dans la plupart des entreprises, il est plus rentable d'investir dans des machines A4 compactes, les plus courantes pour l'impression comme pour la numérisation, même si le coût par page est un peu plus élevé. Ces machines plus petites et plus efficaces sont souvent beaucoup plus proches de chaque employé, où qu'il se trouve, et peuvent vous aider à répondre à tous vos besoins quotidiens d'impression ou de numérisation dans le respect de la qualité, de l'efficacité énergétique et dans un petit format abordable. 

Les nouvelles imprimantes post-pandémie
Selon une étude de Savanta , deux des trois principaux domaines dans lesquels les entreprises prévoient d’investir dans les années à venir seraient liés à la technologie: les logiciels et le matériel, respectivement. Et dans ce contexte, les dépenses liées aux imprimantes font partie de celles qui devraient être les plus affectées par la nouvelle organisation budgétaire.

Dans les bureaux, bien que les besoins d'impression soient en baisse, il est nécessaire de disposer d'un nombre suffisant d'imprimantes. Pas tant pour l'impression de gros volumes, comme il y a quelques années, mais aussi pour les fonctionnalités avancées telles que la numérisation de documents critiques. Cela permet non seulement de rationaliser les processus, mais aussi d’assurer la sécurité, alors que de plus en plus d'employés travaillent hors du bureau. 

Il est également important de mentionner la cybersécurité et de garder à l'esprit que l’utilisation d’un appareil doit être flexible et sécurisée partout. L'imprimante reste un appareil IoT (Internet of Things), qui est connecté à une ligne domestique ou à un réseau Wi-Fi et n'est pas toujours sécurisé, ce qui en fait un point d'entrée relativement facile pour un hacker expérimenté. Des informations confidentielles sont souvent transmises via les imprimantes et peuvent également faire l'objet de vols ou de violations de sécurité. Ainsi, le fait d’avoir plusieurs points d'impression dans un bureau délocalisé tel que décrit (hors du bureau) entraîne un risque accru dont les entreprises doivent avoir conscience.

Les imprimantes doivent donc être traitées de la même manière que les ordinateurs portables et contrôlées et surveillées par le réseau informatique de l’entreprise. Cela permet non seulement de les protéger, mais aussi de s'assurer que les équipes informatiques peuvent surveiller l'utilisation, maîtriser les coûts et apporter une assistance en cas de besoin. Les équipes informatiques doivent également s'assurer que les employés sont bien équipés pour travailler, où qu'ils se trouvent. Et avec la transition vers le travail hybride, il est clair que les appareils multifonction A4 sont la meilleure solution. C’est ce que les ventes indiquent également. Avec la pandémie, les ventes d’appareils A3 ont chuté rapidement, mais selon GfK, les ventes de matériel d'impression ont continué de croître régulièrement, précisément à cause de ce besoin d'adaptation. 

Les entreprises sont conscientes qu'elles doivent fournir à leurs employés les bons outils, et qu’elles doivent le faire avec souplesse, en tenant compte des coûts et de la sécurité. Il est temps en effet de gagner en efficacité.

Si vous vous demandez si votre entreprise a encore besoin d’imprimantes A3, contactez un expert dès aujourd'hui. Vous pouvez également découvrir ici comment la décentralisation peut aider votre entreprise.