Was wir von der Rechtsbranche über sicheres Dokumentenmanagement lernen können
Die Welle der digitalen Transformation hat die KMU in Europa schon lange erfasst. Wer sich nicht anpasst und keine neuen digitalen Prozesse einführt, um mit der sich wandelnden Unternehmenslandschaft mitzuhalten, droht ins Hintertreffen zu geraten.
Eines der wichtigsten Hindernisse für eine Modernisierung der Arbeitsprozesse ist ihre starke Abhängigkeit von Papierdokumenten und manuellen Archivierungsprozessen. Entdecken Sie unsere Lösungen zur Dokumentenerfassung.
In den letzten zwei Jahren haben Anwaltskanzleien jedoch begonnen, zunehmen von technologischen Lösungen Gebrauch zu machen. Gemäss einem 2021 veröffentlichten Bericht der Oxford University1, der von der Solicitors Regulation Authority (SRA, britische Anwalts-Aufsichtsbehörde) in Auftrag gegeben wurde, waren die Auswirkungen der Pandemie «weitreichend»: 51% der Unternehmen setzten die Technologie vermehrt für Arbeitsprozesse und die Arbeitsverwaltung ein, 48% für die Interaktion mit Klienten und 26% zur Gewinnung neuer Klienten.
Nachfolgend untersuchen wir die Herausforderungen von Anwaltskanzleien und sehen uns an, welche Lösungen sie umgesetzt haben, um effizientere, produktivere und effektivere Arbeitsweisen zu erreichen.
Zugriff auf Dokumente von überall aus
Wenn man sich eine typische Anwaltskanzlei vorstellt, denkt man wohl unweigerlich an Papierstapel und mit Akten gefüllte Regale.
Die Möglichkeit, jederzeit auf diese Unterlagen zuzugreifen, ist für Juristen und Anwälte von entscheidender Bedeutung, damit sie ihre Arbeit effektiv erledigen können. Als während der Lockdowns die Homeoffice-Pflicht eingeführt wurde, wurde die Gewährleistung des Zugangs zu Dokumenten durch mehrere Teammitglieder über Nacht zu einer Priorität.
So mussten bei der führenden britischen Kanzlei Weightmans beispielsweise 1’200 Mitarbeitende über Nacht vom Büro ins Homeoffice wechseln. Um diesen Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten, wurde ein kleines Team damit beauftragt, im Büro alle Dokumente zu scannen und zu digitalisieren.
So wurde jedes Papierdokument in eine PDF-Datei umgewandelt und im Case-Management-System auf dem Server der Kanzlei gespeichert. Die berechtigten Mitarbeitenden konnten entsprechend einfach von jedem beliebigen Ort aus auf die Dokumente zugreifen und die Kanzlei konnte die Kontinuität ihrer Dienstleistungen gewährleisten.
Die Digitalisierung ist jedoch nicht nur eine schnelle Lösung für ein plötzlich auftretendes Problem, sondern bietet eine längerfristige Chance für einen echten Wandel mit konkreten Vorteilen.
Die als Reaktion auf die Pandemie geschaffenen Netzwerke haben eine beträchtliche Lebensdauer und ermöglichen ein Archivierungssystem, mit dem Informationen von jedem Ort aus zuverlässig abgerufen werden können, ohne dass viel Zeit für die Suche nach Dokumenten verloren geht.
Aufgaben, an denen Backoffice-Mitarbeitende früher stundenlang arbeiten mussten, z.B. die Erledigung von Formalitäten für grosse Mengen von Mietverträgen oder das Durchsuchen von Hunderten von Urteilen nach relevanten Präzedenzfällen, können jetzt schnell erledigt werden. Das Ergebnis: Die Produktivität wird verbessert und die Zahl der nicht verrechenbaren Stunden wird gesenkt.
Für Anwaltskanzleien ist die Digitalisierung, die ihnen sowohl im Homeoffice als auch im Büro den Zugriff auf Akten ermöglicht, nur ein Teil der Lösung. Die überwiegende Mehrheit der Informationen, mit denen Anwaltskanzleien arbeiten, ist vertraulich. Sicherheit und Genauigkeit im Netzwerk haben entsprechend oberste Priorität.
Manuelle Scanvorgänge sind fehleranfälliger: Menschen verlegen Dokumente oder senden sie an die falsche Person. Solche Fehler können grosse Kosten verursachen und sogar den Ruf einer Kanzlei schädigen. Die Automatisierung des Scanvorgangs und die Umsetzung eines sicheren Dokumentenmanagements (SDM) ist unerlässlich und garantiert, dass digitale Dokumente am richtigen Ort gespeichert werden und nicht in die falschen Hände geraten.
Barcode Utility ist einer der ersten Schritte hin zu einem sicheren Dokumentenmanagement in Unternehmen. Mit dieser Funktion erkennen Scanner den Inhalt einer Seite dank einem darauf angebrachten Barcode oder QR-Code.
Sobald das markierte Dokument gescannt ist, wird es automatisch gefiltert und über ein sicheres Netzwerk an den vorgesehenen Empfänger gesendet. Ein Abfangen und Fehler werden somit vermieden.
Künstliche Intelligenz bedeutet auch, dass diese Dokumente, sobald sie eingescannt und gekennzeichnet sind, Teil eines automatisierten Workflows werden und ohne manuelle Zuteilung im richtigen Archiv oder in der richtigen Datenbank gespeichert werden.
Diese Anpassung an die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen übermitteln können, wird immer stärker nachgefragt und bietet für viele Unternehmen, in denen die Übermittlung von Dokumenten vertraulich sein muss, wie z. B. in der Rechts- und Gesundheitsbranche, ungenutzte Möglichkeiten.
Neben der Vertraulichkeit wird so auch die Effizienz eines Unternehmens sichergestellt. Sobald die Infrastruktur eingerichtet ist, können mit Modulen je nach Bedürfnis zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden.
Das sichere Dokumentenmanagement hat für Unternehmen einen zweifachen Nutzen. Es ermöglicht ihnen eine flexible Sicherheit in Form einer präzisen Dokumentenübertragung von jedem beliebigen Ort aus. Menschliche Fehler werden so ausgeschlossen und es wird sichergestellt, dass die richtige Person die richtigen Seiten erhält und sensible Informationen nicht auf dem falschen Schreibtisch landen.
Was sind die ersten Schritte zur Umsetzung einer Lösung für sicheres Dokumentenmanagement?
Eine wesentliche Änderung der Arbeitsweise in einem Unternehmen kann sich wie ein riesiges Unterfangen anfühlen. Die Rechtsbranche hat jedoch gezeigt, dass diese Veränderungen zwar durch den grundlegenden Wandel unserer Arbeitsweise über Nacht beschleunigt wurden, aber sie dennoch auch langfristig klare Vorteile mit sich bringen.
Da jedes Unternehmen auf seine ganz eigene Art und Weise funktioniert und arbeitet, ist die Entwicklung einer massgeschneiderten Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur eines Unternehmens einfügt, unerlässlich.
Wenn Unternehmen mit Technologiepartnern zusammenarbeiten, die ihr Fachwissen mit einem gründlichen Verständnis für ihr Geschäft kombinieren, können sie eine Dokumentenmanagement-Lösung entwickeln, die perfekt auf ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.
Eine effektive und sichere Lösung für das Scannen und die Verwaltung von Dokumenten sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen produktiver arbeiten können, sondern bietet auch die nötige Flexibilität, um sich schnell und erfolgreich an neue Arbeitsweisen anzupassen und so langfristige Resilienz aufzubauen.
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Quellen:
1. https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/
