Le coût réel de l'impression d'un document et du fait de ne pas venir le récupérer

Les serveurs offrent un stockage contrôlé par accès. Les ordinateurs, portables et tablettes peuvent – et devraient – être protégés par des mots de passe. Les fichiers individuels ou bases de données peuvent disposer de couches de sécurité supplémentaires.

Cependant, les données d’impression et de numérisation sont souvent négligées. Les documents confidentiels peuvent être stockés dans des systèmes très sécurisés – mais si un utilisateur souhaite obtenir une copie papier, êtes-vous sûr qu’elle est envoyée à une imprimante aussi sécurisée que le reste de votre réseau informatique ? Pourrait-elle être interceptée ? Si oui, les conséquences peuvent aller de l’embarras à une véritable catastrophe.

Les conséquences des documents imprimés non sécurisés

Selon une étude de l’IDC, les documents imprimés laissés sans surveillance ou non sécurisés représentent la principale catégorie de failles de sécurité liées à l’impression.

Les conséquences peuvent être graves. Divulguer des informations sur les ressources humaines ou la paie n’est pas seulement gênant – cela peut constituer une violation de données personnelles, entraînant des sanctions en vertu de réglementations comme le RGPD en Europe.

Si des données stratégiques ou de propriété intellectuelle sont exposées, la position de votre entreprise sur le marché peut être compromise, tout comme vos relations avec vos partenaires. Vous pouvez même perdre le contrôle de votre propriété intellectuelle et faire face à des poursuites de la part d’actionnaires.

Il n’est donc pas surprenant que, selon une étude d’IBM, le coût moyen d’une « compromission de sécurité physique » – ce qui inclut les documents laissés sans surveillance – puisse atteindre 4,19 millions de dollars.* 

Heureusement, il existe plusieurs moyens pour éviter que vos informations ne tombent entre de mauvaises mains.

Six façons d’améliorer la sécurité de vos impressions et numérisations

1. Suivez vos impressions

La première étape pour sécuriser l’impression est d’identifier les risques potentiels pour vos données. Pour cela, vous devez savoir qui imprime ou numérise quoi, et à quel moment. Un outil de gestion d’impression peut vous y aider.

Un simple tableau de bord peut déjà vous offrir un meilleur contrôle, en vous permettant de surveiller l’utilisation et les coûts. Vous pouvez également générer des rapports. Cela crée un historique d’audit – essentiel en cas de faille de sécurité – car vous pourrez ainsi identifier rapidement quelles données ont été imprimées ou traitées.

2. Utilisateurs autorisés uniquement

Qui n’a jamais lancé une impression avant de passer à autre chose et d’oublier le document sur l’imprimante ? Cela arrive facilement.

Mais si le document contient des données sensibles, il peut être ramassé par la mauvaise personne.

Ce risque peut être réduit en exigeant que les employés s’authentifient avec un code PIN ou une carte NFC (Near Field Communication) pour « déverrouiller » l’appareil. Cela limite le risque que des documents sensibles soient pris par erreur – et réduit également les impressions oubliées. C’est particulièrement important dans des départements comme les RH, le juridique ou la finance.

3. Restreignez l’accès

Dans les services qui gèrent régulièrement des données sensibles, il convient de mettre en place un niveau de sécurité d’impression encore plus élevé.

Certaines imprimantes permettent de verrouiller toutes les fonctions jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé s’identifie – ou de définir des droits d’accès par utilisateur. Vous pouvez également définir une durée maximale de conservation des documents avant leur suppression automatique par l’imprimante – selon vos besoins, de quelques heures à plusieurs jours.

Certains appareils permettent également l’intégration avec Microsoft Active Directory ou un serveur LDAP pour gérer l’accès aux imprimantes.

4. Sécurisez vos numérisations

La sécurité ne doit pas se limiter aux documents imprimés. Tous les fichiers numérisés peuvent être protégés, par exemple grâce à la fonction PDF sécurisé de Brother, qui ajoute un mot de passe aux fichiers PDF.

Des solutions d’automatisation documentaire permettent également d’aller plus loin en incluant, par exemple, des fonctions de masquage automatique des données sensibles.

Vous pouvez aussi protéger les fichiers numérisés en utilisant le protocole sécurisé de transfert de fichiers (SFTP). La fonction « Scan to SFTP » garantit que les fichiers envoyés sont totalement sécurisés. Vous pouvez les transmettre à vous-même ou à un client, avec une couche de chiffrement en plus – et même intercepté, le document restera illisible.

5. Formez vos collaborateurs

Beaucoup de pertes de données sont causées involontairement par les utilisateurs. Il est donc essentiel de sensibiliser les employés à l’importance de protéger les données sensibles – et de les alerter sur les menaces malveillantes potentielles.

6. Implication de la direction

Face à l’ampleur des cyberattaques et des fuites de données, et au vu des exigences du RGPD, la sécurité des impressions et des numérisations ne peut plus être uniquement du ressort du service informatique. Elle doit être considérée stratégiquement au niveau de la direction, avec l’implication du CIO et du CISO.

Au final, sécuriser votre environnement d’impression et de numérisation si

gnifie agir sur trois axes : les personnes, les processus et les outils. Beaucoup d’actions peuvent être entreprises en interne, mais un regard externe peut aussi s’avérer utile. Et chaque membre de l’organisation doit connaître ses responsabilités – jusqu’à la salle du conseil d’administration.

Prenez le contrôle de votre sécurité d’impression et de numérisation dès aujourd’hui

Le risque de laisser des documents imprimés sans protection est plus élevé qu’on ne le croit. Il est temps d’agir de manière proactive pour protéger vos données sensibles et éviter des incidents coûteux. Analysez la sécurité de votre propre infrastructure d’impression – ou contactez un expert sécurité de Brother pour commencer.

Vous commencez tout juste à penser à la sécurité des impressions ?

Regardez « l'interrogatoire », notre court métrage qui illustre les conséquences réelles d’imprimantes non sécurisées.

^{*Source: Cost of a data breach 2024 | IBM}