4 einfache Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Druckdaten

Server bieten zugriffsgesteuerten Speicherplatz. Computer, Laptops und Tablets werden mit Passwörtern verschlüsselt.  Einzelne Dateien oder Datenbanken enthalten oft einen zusätzlichen Sicherheitslayer. Aber was geschieht, wenn vertrauliche Informationen gedruckt werden? 

Sobald jemand Zugriff auf vertrauliche Dokumente erhalten hat, sendet er diese an einen Drucker, der oft bedeutend weniger sicher ist als der Rest des IT-Netzwerks. Und genau dort können diese vertraulichen Informationen abgefangen werden. Glücklicherweise gibt es einige einfache Lösungen, mit denen verhindert werden kann, dass solche Informationen in die falschen Hände geraten. 

Mit unserem einfachen 4-Schritte-Leitfaden erhöhen Sie Ihre Drucksicherheit: 

1. Den Überblick behalten
Als Erstes sollten Sie alle potenziellen Risiken für Ihre Daten identifizieren. Dafür müssen Sie wissen, wer was wann druckt. Ein Druckverwaltungs-Tool kann Sie dabei unterstützen.  

Es handelt sich um ein einfaches Dashboard, mit dem Sie die Nutzung und die Kosten überwachen und somit einen besseren Überblick gewinnen können. Über das Dashboard können Sie Berichte erstellen. Damit haben Sie auch ein Prüfprotokoll, mit dem Sie im Falle eines Sicherheitsverstosses schnell ermitteln können, welche Daten gedruckt oder verarbeitet wurden.

2. Nur berechtigte Benutzer zulassen
Wie viele von uns haben schon einmal ein Dokument zum Drucker geschickt, dann kurz etwas anderes erledigt und schliesslich vergessen, das Dokument beim Drucker abzuholen? So was ist schnell passiert. 

Schätzungen zufolge lässt ein Mitarbeiter jedes Jahr rund 600 Blatt Papier beim Drucker liegen.   Enthalten diese Dokumente vertrauliche Informationen, können diese von der falschen Person abgefangen werden.  

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, den Drucker mit einem PIN oder einem NFC-Badge zu «entsperren». Dadurch wird das Risiko gesenkt, dass vertrauliche Daten abgefangen werden. Ausserdem lassen sich so die Druckabfälle senken. Besonders geeignet ist diese Vorgehensweise für HR-, Rechts- und Finanzabteilungen, die viele vertrauliche Dokumente bearbeiten. 

3. Ressourcen sperren
Legen Sie für Abteilungen, in denen häufig mit vertraulichen Dokumenten gearbeitet wird, ein höheres Drucksicherheitslevel fest. 
Bei einigen Druckern können alle Druckfunktionen gesperrt werden, bis ein berechtigter Benutzer sich anmeldet. Es können auch spezifische Zeitlimiten für die Abholung von Dokumenten festgelegt werden, wobei der Drucker die Daten nach dem festgelegten Zeitraum löscht. 
Dieser kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und nur einige Stunden oder auch mehrere Tage umfassen. Bei einigen Geräten können die Berechtigungen mittels Active Directory von Microsoft oder einem LDAP-authentifizierten Server verwaltet werden. 

4. Scans schützen
Ihre Drucksicherheitsmassnahmen sollten sich aber nicht nur auf gedruckte Dokumente beschränken. Sie können alle gescannten Dokumente auch als PDF-Dateien mit einem PIN oder durch ein Secure File Transfer Protocol (SFTP) schützen. Mit dem Scannen über SFTP sorgen Sie dafür, dass all Ihre hochgeladenen Scans vollständig geschützt sind. 
So können Sie gescannte Dateien wie gewohnt an sich selbst oder einen Kunden schicken, profitieren dabei aber von einer zusätzlichen Verschlüsselung. Auf diese Weise sind Ihre Informationen geschützt und sicher, wenn sie aus irgendeinem Grund abgefangen werden.

Kontaktieren Sie uns. Gerne beraten wir Sie bei der Druckverwaltung und stellen Ihnen die erweiterten Drucksicherheitslösungen für Ihr Unternehmen vor. Kontakt

^{1 Brother UK Whitepaper – The Hidden Cost of Printing}