Brothers «At your Side»-Leitfaden zur Drucksicherheit

Nicht-technische Benutzer vergessen leicht, dass alltägliche Bürogeräte ebenso sicher sein müssen wie andere Geräte im Unternehmensnetzwerk. Wird die Sicherheit dieser Geräte vernachlässigt, bieten sie Hackern eine einfache Hintertür ins Unternehmen.

Weniger Jargon beim Thema Drucksicherheit 
Gemäss dem globalen Drucksicherheits-Bericht von Quocirca stehen 11% aller Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit dem Drucken und 59% der Unternehmen waren in den vergangenen 12 Monaten mit mindestens einem druckbezogenen Datenverlust konfrontiert.¹ 

Die meisten Menschen erachten ihre Geräte und deren Funktionen einfach als selbstverständlich. Das ist wohl auch der Grund, warum die Drucksicherheit am häufigsten durch unbeabsichtigt riskantes Verhalten von Benutzern gefährdet wird.¹
 
Abgesehen von den IT-Verantwortlichen werden die wenigsten Mitarbeiter mit der Drucksicherheits-Sprache vertraut sein. Untersuchungen haben ergeben, dass die mangelnden Kenntnisse oft auf den Fachjargon zurückzuführen sind. Über die Hälfte der KMU, in Frankreich und Italien² sogar mehr als die Hälfte, sind der Ansicht, dass im Bereich Drucksicherheit zu viel Fachjargon verwendet wird.

Um Klarheit ins Thema Drucksicherheit zu bringen, möchten wir 10 dieser Fachbegriffe erklären:

1. Firmware
- Definition
Firmware ist das Programm, das bei der Herstellung auf Ihrem Drucker installiert wird.
- Aufgabe
Die Firmware ist die eingebettete Software, die die Funktionen Ihres Druckers steuert.
- Zweck und Nutzen
Die Firmware ist das «Gehirn» Ihres Druckers. Regelmässige Updates werden dringend empfohlen, um eventuelle Störungen zu beheben, neue Funktionen hinzuzufügen und den Sicherheitsschutz aufrechtzuerhalten.

2. Verschlüsselung (engl. Encryption)
- Definition
Die Verschlüsselung ist eine Sicherheitsmethode, bei der Daten chiffriert bzw. verschlüsselt werden und nur von Empfängern gelesen werden können, die den richtigen Geheimcode (Entschlüsselungscode) haben.
- Aufgabe
Sie gewährleistet die Vertraulichkeit Ihrer Daten und schützt sie während der Übertragung, indem sie es Personen, die nicht die entsprechenden Zugriffsrechte besitzen, extrem schwierig macht, sie zu lesen.
- Zweck und Nutzen
Die Verschlüsselung schützt Daten, die Sie versenden, erhalten, speichern oder drucken und verbessert damit die Sicherheit Ihrer Kommunikation.

3. TLS
- Definition
TLS oder Transport Layer Security ist ein Sicherheitsprotokoll, bei dem Druckdaten während ihrer Übertragung mithilfe von Algorithmen verschlüsselt werden. Es eignet sich perfekt zum Schutz vor Hackerangriffen auf Drucker und andere Bedrohungen, die die Dokumentensicherheit gefährden. 
- Aufgabe
TLS gewährleistet den Schutz und die Sicherheit von Daten, die über das Internet ausgetauscht werden.
- Zweck und Nutzen
Wenn Sie über Fernzugriff oder über die Cloud drucken, schützt TLS Ihre Daten vor Hackangriffen, Manipulationen und unberechtigtem Zugriff während der Übertragung. 

4. Protokolle
- Definition
Eine Reihe von Regeln oder Verfahren für den Datenaustausch zwischen Geräten wie Computern und Druckern
- Aufgabe
Protokolle bestimmen, welche Arten von Daten übertragen werden dürfen, welche Befehle zum Senden und Empfangen dieser Daten verwendet werden und wie diese Datenübertragungen bestätigt werden.
- Zweck und Nutzen
Geräte unterschiedlicher Hersteller oder unterschiedlicher Art (Computer, Drucker, Server usw.) müssen die gleichen Protokolle unterstützen, um miteinander kommunizieren zu können. Durch die Deaktivierung ungenutzter Ports und Protokolle schränken Sie die Zahl der Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Gerät ein.

5. SFTP
- Definition
Secure File Transfer Protocol (SFTP) ist ein Protokoll für die sichere Übertragung von grossen Dateien zwischen Geräten, im Normalfall über ein Netzwerk.
- Aufgabe
SFTP sorgt für eine sichere, verschlüsselte Verbindung für den Versand von Dokumenten von Einzelscannern oder Multifunktionsscannern an den gewünschten Bestimmungsort. 
- Zweck und Nutzen
Im Gegensatz zu den herkömmlichen FTPs (File Transfer Protocol) bietet SFTP mit seiner zusätzlichen Sicherheit ein Höchstmass an Schutz gegen das mögliche Abfangen von Daten während der Übertragung. 

6. LDAP
- Definition
Das Lightweight Directory Access Protocol umfasst eine Reihe von Regeln für den Informationsaustausch zwischen Benutzern, Gruppen und Anwendungen.
- Aufgabe
LDAP dient in erster Linie dazu, Benutzerinformationen und Adressen von einem System zum andern zu verbinden. Durch die Verbindung mit einem zentral verwalteten Verzeichnis wird dieses Protokoll vom Gerät zum Scannen, Faxen oder zu Authentifizierungszwecken verwendet.
- Zweck und Nutzen
LDAP macht die Duplizierung von Informationen überflüssig. Wird LDAP für die Verbindung mit einer von einem Administrator verwalteten Benutzerdatenbank verwendet, wird eine weitere Ebene der Validierungssicherheit hinzugefügt. So werden auch Einschränkungen auferlegt, die verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer das Gerät verwenden.

7. Penetrationstest (engl. Pen Test)
- Definition
Ein Penetrationstest ist ein simulierter Angriff auf Ihr Computernetzwerk zur Beurteilung der Sicherheit der Geräte und Anwendungen, die Sie nutzen.
- Aufgabe
Der Pen Test erkennt Schwachstellen in Ihrem Netzwerk und Ihren Datensystemen, die von Cyberkriminellen ausgenutzt werden könnten.
- Zweck und Nutzen
Die bei einem Penetrationstest gewonnen Informationen werden verwendet, um Schwachstellen zu beheben und die Sicherheit Ihrer Systeme zum Schutz vor potentiellen Angriffen zu verbessern.

8. Pull Print
- Definition
Beim Pull Printing werden Druckaufträge bis zum Druck an einem sicheren Ort behalten. Zum Beispiel auf einem sicheren Server oder dem internen Gerätespeicher.   
- Aufgabe
Mit der Pull Printing-Funktion werden Dokumente nicht sofort ausgedruckt, sondern erst, wenn Sie bereit sind, sie beim Gerät abzuholen.
- Zweck und Nutzen
20 Prozent der Druckaufträge werden nie abgeholt3. Dies führt nicht nur zur Verschwendung von Papier, Energie und Verbrauchsmaterial, sondern birgt auch das Risiko, dass vertrauliche Dokumente von unberechtigten Personen gelesen werden. Pull Printing stellt sicher, dass Sie Ihre Dokumente gleich nach dem Drucken abholen.

9. IP Blocking
- Definition
Ein von Unternehmen verwendetes Sicherheitsverfahren, bei dem die Geräte so eingestellt werden, dass sie nur Verbindungen von bestimmten IP-Adressen akzeptieren, die mit vertrauenswürdigen Rechnern verbunden sind. Dadurch kann der Zugriff auf das Gerät über das Netzwerk verhindert werden. 
- Aufgabe
IP Blocking verhindert, dass unbefugte Benutzer direkt auf Ihre Drucker zugreifen und die Sicherheit auf Ihrem Druckerserver umgehen können. So erhalten nur autorisierte Benutzer Zugriff.
- Zweck und Nutzen
Durch IP Blocking kann verhindert werden, dass potenziell feindliche oder nicht autorisierte IP-Adressen eine Verbindung zu Mail-, Druck- oder Internetservern herstellen. Ausserdem kann damit eine übermässige oder nicht autorisierte Druckernutzung eingeschränkt werden. 


10. Secure Function Lock 
- Definition
Secure Function Lock ist eine Bedienfeld-Funktion, mit welcher der Zugriff der Benutzer auf die Einstellungen und auf bestimmte Funktionen Ihrer Drucker eingeschränkt werden kann.
- Aufgabe
Mit dieser Funktion können Passwörter für ausgewählte Benutzer konfiguriert, der Zugriff auf Druckerfunktionen gesteuert und sogar die Kosten kontrolliert werden, indem monatliche Drucklimiten definiert werden. 
- Zweck und Nutzen
Die Sicherheit Ihrer Geräte wird erhöht, indem kontrolliert wird, wer auf bestimmte Funktionen zugreifen kann.

Bei Brother steht die Drucksicherheit immer im Vordergrund. Angesichts der verschärften Gesetzgebung zum Datenschutz und zur Datensicherheit wissen wir, dass Unternehmen möglichst viele Möglichkeiten finden müssen, ihre Daten zu schützen. Aus diesem Grund bietet Brother die Option PrintSmart Secure Pro an - eine Dokumentensicherheitsfunktion, welche die Risiken beim Drucken reduziert und Ihnen hilft, die Vorschriften zum Datenschutz einzuhalten.

Benutzer können Dokumente von jedem beliebigen, mit dem PrintSmart Secure Pro Server verbundenen Drucker abholen, brauchen jedoch einen PIN-Code oder eine NFC-Karte, um den Druck freizugeben. Sensible oder vertrauliche Informationen werden so immer nur vom vorgesehenen Empfänger gesehen und ihre Vertraulichkeit ist sichergestellt.

Letztendlich ist jeder für die Daten- und Dokumentensicherheit verantwortlich, und wir hoffen, dass dieser Leitfaden dazu beiträgt, das Verständnis zu fördern und so die Drucksicherheit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. 

Dieser «At your Side»-Leitfaden ist nur eine kurze Einführung in die Drucksicherheit. Weitere Informationen dazu finden Sie in unseren Blogartikeln zum Thema Sicherheit.

<sup>1. Quocirca: “Global Print Security Landscape” -  2019
2. Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, Juni 2020
3. https://www.scribd.com/document/33777612/Quocirca-Printer-Pulse-June-2010</sup>