Fünf Überlegungen für den Kauf von Druckern für Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice

Mit der Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice sind Unternehmen gezwungen worden, sich Gedanken über ihre Drucklösungen zu machen. Denn Mitarbeitende sollen heute unabhängig von ihrem Standort einfach drucken können. 

Unternehmen überlegen sich, wie sie ihre Mitarbeitenden in diesen anspruchsvollen Zeiten unterstützen können. Geräte, die die Arbeit im Homeoffice ermöglichen und einfach in die Heimnetzwerke der Mitarbeiter integriert werden können, nützen sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen.

Wenn Sie also den Auftrag erhalten haben, IT-Geräte für Ihr Unternehmen zu beschaffen, dann stellen Sie sich die folgende Frage: «Welche fünf Dinge sollte ich beachten, wenn ich Drucker für Mitarbeiter im Homeoffice kaufe?»

1. Konnektivität und Einfachheit: Der durchschnittliche Mitarbeiter ist kein IT-Experte. Installation, Problemlösung und Wartung des Druckers sollten also möglichst einfach sein. Wenn sich Ihre Mitarbeiter um weniger Dinge kümmern müssen, vermeiden Sie allzu viele Anrufe an die IT-Hotline und unnötige Ausfallzeiten und ermöglichen es ihnen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Und wir wissen, dass die Leute im Homeoffice nicht immer an ihrem Laptop sitzen. Daher kann die Effizienz mit Apps fürs Smartphone und Tablet zusätzlich gesteigert werden. 

Damit Ihre Mitarbeiter im Homeoffice effizient arbeiten können, wäre vielleicht auch ein Managed Print Service-Vertrag (MPS) mit kurzer Laufzeit eine Option, die ihnen alles bietet, was sie für eine gute Produktivität brauchen. Zusätzlich zur Hardware können Sie im Vertrag Ferninstallation, automatische Nachbestellung und Lieferung von Toner und die Fernerkennung und -Behebung von Problemen einschliessen und so das Leben aller Beteiligten vereinfachen und die Sicherheit erhöhen.

2. Optimale Nutzung des vorhandenen Platzes: Auch vor dem Zeitalter des Social Distancing, war die effektive Nutzung von Büroräumlichkeiten oft ein wichtiger Aspekt für Unternehmen. Doch jetzt, wo Mitarbeiter ihr Gästezimmer oder ihren Küchentisch zum Arbeitsplatz umfunktionieren, ist die Wahl von platzsparenden Druckern wichtiger denn je.

Falls Ihr Unternehmen sich überlegt, Geräte für seine Mitarbeiter im Homeoffice anzuschaffen, dann ist es wichtig, dass Sie beachten, dass es nicht zwingend ein High-Tech-Gerät sein muss und möglicherweise nicht viel Platz vorhanden ist. In diesem Fall sind kompakte Geräte mit geringer Stellfläche die optimale Lösung. 

Mit der zunehmenden Überwindung anderer Herausforderungen der Arbeit im Homeoffice wie Konnektivität, Zusammenarbeit und Sicherheit steigen auch die Erwartungen der Benutzer in allen Bereichen. Das Homeoffice soll zu einem möglichst kompletten, funktionsfähigen Büro werden. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie die Platzbeschränkungen Ihrer Benutzer mit deren Erwartungen an die Funktionalität in Einklang bringen, nimmt dies kurzfristig vielleicht mehr Zeit in Anspruch, bringt aber langfristig Vorteile bei der Benutzerzufriedenheit.

3. Umweltaspekte: Unternehmen und ihre Mitarbeiter werden zunehmend umweltbewusster. Mehr denn je achten die Menschen darauf, Produkte von Unternehmen zu kaufen, die über nachhaltige Prozesse1 verfügen, und Mitarbeiter suchen nach Arbeitgebern, bei denen Nachhaltigkeit einen hohen Stellenwert hat². 

Wir wissen, dass Unternehmen die Nachhaltigkeit ihres Druckers in der Regel nur während des operativen Teils seines Lebenszyklus bewerten, da hier erhebliche Kosten anfallen (Verbrauchsmaterial und Strom). Aber was sollten sich Unternehmen überlegen, wenn es darum geht, die Arbeit im Homeoffice nachhaltig zu gestalten?

Es ist wichtig, zu beachten, dass Nachhaltigkeitsgewinne zwar Kosten senken, der Schlüssel zu einem wirklichen Unterschied aber darin liegt, die Nachhaltigkeit in jeder Phase des Lebenszyklus eines Geräts zu berücksichtigen. Dies schliesst auch Geräte ein, die im Homeoffice der Mitarbeiter stehen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die bereitgestellten Geräte auf die Arbeit der Mitarbeiter abgestimmt sind.

Fragen Sie sich: Wurde der Drucker nachhaltig hergestellt? Bietet mein Lieferant die kostenlose Abholung und das Recycling von Tonerkartuschen an? Und entsorgt er diese für mich gemäss der EU-Richtlinie über Elektro- und Elektronikaltgeräte?

4. Sicherheit: Jedes Unternehmen gibt an, dass die Datensicherheit absolute Priorität habe. Wenn aber der Fokus dabei auf dem Schutz von Servern, Computern und Datenbanken liegt, kann leicht vergessen werden, dass Drucker genauso sicher sein müssen wir die anderen Geräte im Unternehmensnetzwerk.

Da es sehr unwahrscheinlich ist, dass die Heimnetzwerke der Mitarbeiter so sicher sind wie Unternehmensnetzwerke, müssen Sie darauf achten, dass Sie mit Geräten im Homeoffice Ihrer Mitarbeiter keine Hintertür in Ihr ansonsten sicheres Netzwerk anbieten.

Ohne den Vorteil eines durch eine professionelle Firewall gesicherten Netzwerks benötigen Mitarbeiter Unterstützung bei der Verwaltung der Drucksicherheit im Homeoffice. Drucker mit erweiterten Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten hier die perfekte Lösung. Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten finden Sie in unserem Blog zur Drucksicherheit.

Falls Ihre Mitarbeiter bereits einen Drucker zuhause haben, sollten Sie sich über dessen Sicherheitsfunktionen erkundigen, um sicherzustellen, dass er Ihre Sicherheitsstandards erfüllt, bevor Sie der Verwendung des Geräts für geschäftliche Zwecke zustimmen. Und schliesslich sollten Sie den Sicherheitskreislauf schliessen, indem Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, vertrauliche Dokumente zu schreddern und sicher zu entsorgen.

5. Kosteneffizienz: Da Unternehmen weiterhin die Herausforderungen der Bereitstellung von Ressourcen und der Verwaltung der Bedürfnisse einer dezentralen Belegschaft meistern müssen, ist jede zusätzliche Zeit-, Effizienz- und Kosteneinsparung ein wichtiger Beitrag zur Rentabilität.

Mit der Investition in einen Managed Print Service können Sie die Druckernutzung im Detail verfolgen und so Bereiche ermitteln, in denen Sie den Druck optimieren und so Kosten sparen und die Effizienz steigern können. Mit einem MPS können Sie nicht nur die Nutzung eines Druckers begrenzen, um die Kosten zu kontrollieren, sondern auch den Wartungssupport abdecken und so unvorhergesehene Kosten bei einem Geräteausfall vermeiden. 

Darüber hinaus können Sie Kosten senken, indem Sie Ihre Drucker für einen wirtschaftlicheren Betrieb einstellen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, in den Einstellungen festzulegen, dass ein Gerät bei Nichtverwendung in den Ruhezustand versetzt wird und so weniger Energie verbraucht. Ausserdem kann der Toner- und Papierverbrauch durch die Anpassung der Druckereinstellungen (tiefere Druckqualität, Graustufen-Druck und Druck von mehreren Seiten pro Blatt) gesenkt werden.

Erfahren Sie mehr über die fünf wichtigsten Vorteile eines Managed Print Service.

Quellen
<sup>1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - Dezember 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - Oktober 2019</sup>